Eine professionelle Rechnung zu erstellen ist keine Kunst — aber eine fehlerhafte Rechnung kann vom Kunden zurückgewiesen, vom Finanzamt beanstandet oder zur Grundlage einer Steuernachzahlung werden. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in Deutschland eine rechtskonforme Rechnung erstellen — von den Pflichtangaben über die Umsatzsteuer bis zur E-Rechnung, die seit 2025 verpflichtend wird.
Warum ist eine Rechnung Pflicht?
In Deutschland sind Selbstständige und Unternehmen gesetzlich verpflichtet, für erbrachte Leistungen eine Rechnung auszustellen. Diese schützt beide Vertragsparteien, dient als Nachweis im Streitfall und ist Grundlage für die steuerliche Geltendmachung von Betriebsausgaben. Ohne ordnungsgemäße Rechnung kann Ihr Kunde weder die Ausgabe absetzen noch die Vorsteuer ziehen.
Schritt 1 — Pflichtangaben zusammenstellen
Gemäß § 14 UStG muss eine ordnungsgemäße Rechnung folgende Angaben enthalten:
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Vollständige Angaben des Ausstellers: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr.
- Vollständige Angaben des Empfängers: Name, Anschrift
- Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
- Rechnungsbetrag brutto sowie Fälligkeit und Zahlungsbedingungen
Einen vollständigen Überblick gibt unser Beitrag zu den Rechnungspflichtangaben.
Schritt 2 — Rechnungsnummern richtig vergeben
Rechnungsnummern müssen einmalig und lückenlos sein. Das Format ist frei wählbar (z. B. RE-2026-001), aber einmal vergeben, darf eine Nummer weder geändert noch gelöscht werden. Bei einem Fehler stellen Sie eine Stornorechnung aus, statt die Originalrechnung zu ändern. Details unter Rechnungsnummer: Pflichten und Formate.
Schritt 3 — Umsatzsteuer korrekt ausweisen
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Kein Umsatzsteuerausweis; Pflichthinweis: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG"
- Regelbesteuerung: Standardsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 % (Lebensmittel, Bücher, Personennahverkehr)
Ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen können, erklärt unser Leitfaden zur Umsatzsteuer für Freiberufler. Bei Leistungen an EU-Unternehmen gilt das Reverse-Charge-Verfahren.
Schritt 4 — Zahlungsfristen festlegen
Die gesetzliche Zahlungsfrist beträgt 30 Tage ab Rechnungserhalt. Verzugszinsen betragen standardmäßig 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB), hinzu kommt eine Verzugspauschale von 40 €. Klare Zahlungsbedingungen beschleunigen den Zahlungseingang und stärken Ihre Position im Mahnwesen.
Schritt 5 — Versenden und aufbewahren
Stellen Sie die Rechnung zeitnah nach Leistungserbringung aus, idealerweise als PDF. Bewahren Sie anschließend jede Rechnung — ausgestellte und erhaltene — 10 Jahre auf (§ 147 AO). Ein geordnetes digitales Archiv erspart Ihnen bei einer Betriebsprüfung viel Sucherei.
Rechenbeispiel
| Position | Betrag | | ------------------------------- | -------------- | | Beratung (3 Tage) | 1.500,00 € netto | | Umsatzsteuer (19 %) | 285,00 € | | Rechnungsbetrag (brutto) | 1.785,00 € | | Fälligkeit | 30 Tage | | Verzug | 9 % über Basiszins + 40 € |
Die E-Rechnung ab 2025/2026
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Versand greift gestaffelt bis 2028. Eine E-Rechnung ist dabei kein einfaches PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 — etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X, das die Rechnungsdaten maschinenlesbar einbettet. Wer sich früh vorbereitet, spart später Aufwand. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnungspflicht 2025/2026.
Best Practices
- Aufbewahrungspflicht: Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
- Digitale Rechnungen sind zulässig, wenn Echtheit und Unversehrtheit gewährleistet sind
- Rechnungsstellung zeitnah nach Leistungserbringung
- Mahnwesen frühzeitig einleiten bei Zahlungsverzug
- Auf die E-Rechnung vorbereiten, bevor sie für Sie verpflichtend wird
Häufige Fragen
Kann ich ohne Gewerbeanmeldung eine Rechnung stellen? Freiberufler benötigen kein Gewerbe, aber eine Steuernummer vom Finanzamt; Gewerbetreibende brauchen zusätzlich die Gewerbeanmeldung.
Ist eine handschriftliche Rechnung gültig? Ja, sofern alle Pflichtangaben enthalten sind — ein digitales Dokument ist jedoch zuverlässiger und leichter zu archivieren.
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen? Nein. Sie weisen keine USt aus und ergänzen den Pflichthinweis nach § 19 UStG.
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