Eine bereits versendete Rechnung lässt sich nicht einfach löschen oder überschreiben — das Finanzamt verlangt eine lückenlose Belegkette. Die Lösung heißt Stornorechnung. Hier erfahren Sie, wann sie notwendig ist, was sie enthalten muss und welche Auswirkungen sie auf Ihre Umsatzsteuer hat.
Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung (auch Rechnungskorrektur oder — bis 2013 üblich — Gutschrift) ist ein Dokument, das eine bereits ausgestellte Rechnung ganz oder teilweise aufhebt. Sie ist das Gegenstück zur ursprünglichen Rechnung: Statt einer Forderung dokumentiert sie eine Gutschrift zugunsten des Kunden.
Wichtiger Begriffshinweis: Seit dem 30. Juni 2013 darf der Begriff „Gutschrift" im steuerlichen Sinne nur noch für Fälle verwendet werden, in denen der Leistungsempfänger (der Kunde) die Rechnung ausstellt — sogenannte kaufmännische Gutschriften. Wenn Sie als Leistungserbringer eine Rechnung korrigieren, sprechen Sie korrekt von einer Stornorechnung oder Rechnungskorrektur (§ 14 Abs. 2 UStG).
Wann ist eine Stornorechnung notwendig?
Fehler in der ursprünglichen Rechnung
Falscher Betrag, falscher Steuersatz, falsche Adresse oder falsches Leistungsdatum — eine bereits versendete Rechnung darf nicht nachträglich geändert werden. Sie stornieren die fehlerhafte Rechnung und stellen eine korrigierte neue aus.
Stornierung einer Leistung
Der Auftrag wird nach der Rechnungsstellung rückgängig gemacht, der Kunde bezahlt nicht und beide Parteien einigen sich auf eine vollständige Aufhebung. Die Stornorechnung hebt die ursprüngliche Forderung auf.
Teilweise Rückabwicklung
Der Kunde gibt einen Teil der Ware zurück oder Sie gewähren nachträglich einen Preisnachlass (Kulanz, Mengenrabatt). Eine Teil-Stornorechnung reduziert die ursprüngliche Rechnung um den entsprechenden Betrag.
Vorauszahlung, die nicht benötigt wird
Sie haben eine Abschlagsrechnung für eine Vorauszahlung gestellt, das Projekt kommt aber nicht zustande. Die Stornorechnung hebt die Abschlagsrechnung auf. Mehr zum Thema Abschlagsrechnungen erläutert unser Artikel über das Zahlungsziel und Mahnwesen.
Was muss eine Stornorechnung enthalten?
Eine Stornorechnung muss alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung erfüllen — plus einige spezifische Angaben:
| Pflichtangabe | Detail | |---|---| | Bezeichnung als „Stornorechnung" oder „Rechnungskorrektur" | Die Bezeichnung muss klar sein — kein Spielraum | | Eigene, fortlaufende Nummer | Aus einer separaten Nummernkreis-Reihe — z. B. STOR-2026-001 | | Datum der Stornierung | Ausstellungsdatum der Stornorechnung | | Verweis auf die ursprüngliche Rechnung | „Stornierung der Rechnung Nr. [X] vom [Datum]" | | Begründung der Stornierung | Kurze Erläuterung (Fehler, Rückabwicklung, Kulanz…) | | Ihre vollständigen Angaben | Name, Adresse, Steuernummer/USt-IdNr. | | Angaben des Kunden | Vollständige Adresse, ggf. USt-IdNr. | | Stornobeträge | Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag, Bruttobetrag — in der Regel mit negativem Vorzeichen ausgewiesen |
Zwei Methoden zur Darstellung des Stornos
Methode 1: Negativrechnung (häufigste Methode) Die Stornorechnung weist alle Beträge mit negativem Vorzeichen aus. Sie hebt die ursprüngliche Rechnung buchhalterisch vollständig auf.
Beispiel: Originalrechnung über 1.000 € netto + 190 € USt. Die Stornorechnung zeigt: -1.000 € netto, -190 € USt, Gesamtbetrag: -1.190 €.
Methode 2: Korrekturbetrag Bei einer Teilstornierung weist die Stornorechnung nur den zu korrigierenden Betrag aus.
Beispiel: Sie gewähren nachträglich einen Rabatt von 100 €. Die Stornorechnung zeigt: -100 € netto, -19 € USt, Gesamtbetrag: -119 €.
Beide Methoden sind steuerrechtlich zulässig. Methode 1 ist für vollständige Stornierungen Standard; Methode 2 eignet sich für Korrekturen und Teilstornierungen.
Auswirkungen auf die Umsatzsteuer
Sie sind umsatzsteuerpflichtig
Die Stornorechnung korrigiert die Umsatzsteuer aus der ursprünglichen Rechnung. Die bereits in einer Voranmeldung ausgewiesene USt wird im Voranmeldezeitraum der Stornorechnung berichtigt — entweder im selben Zeitraum wie die Originalrechnung (sofern noch offen) oder im aktuellen Zeitraum.
Ihr Kunde muss die Vorsteuer, die er aus der Originalrechnung geltend gemacht hat, entsprechend korrigieren.
Sie sind Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Ihre Rechnungen weisen keine USt aus — Ihre Stornorechnungen auch nicht. Die Stornorechnung hebt lediglich den Nettobetrag auf. Die Kleinunternehmerregelung und ihre Auswirkungen auf Rechnungen erläutert unser Artikel zu § 19 UStG.
Nummernvergabe bei Stornorechnungen
Stornorechnungen brauchen eine eigene, fortlaufende Nummernreihe, getrennt von Ihren regulären Rechnungen. Gängige Formate: STOR-2026-001, KOR-2026-001 oder SR-2026-001. Keine Lücken, keine doppelten Nummern — dieselben Regeln wie bei Ausgangsrechnungen.
Aufbewahrung
Stornorechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie reguläre Rechnungen: 10 Jahre (§ 147 AO). Bewahren Sie immer Original und Stornorechnung zusammen auf — das Finanzamt prüft die Stimmigkeit beider Dokumente.
Stornorechnung schnell erstellen
Invoice Creator ermöglicht es Ihnen, eine korrekt bezeichnete Stornorechnung in wenigen Minuten zu erstellen: Geben Sie die Nummer der Originalrechnung und den Stornierungsgrund an, passen Sie die Beträge an und laden Sie das fertige PDF herunter. Für Freiberufler bedeutet das: rechtssichere Korrekturdokumente ohne Buchhaltungskenntnisse — passend zu Ihrer bestehenden Rechnungsvorlage.