Die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist keine ferne Ankündigung mehr — sie ist in Kraft. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zum Versand folgt in Stufen bis 2028. Wer als Freiberufler, Kleinunternehmer oder Unternehmen noch mit PDF-Rechnungen per E-Mail arbeitet, muss wissen, was sich ändert, ab wann und was zu tun ist.
Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Im deutschen Recht und im Einklang mit der europäischen Norm EN 16931 gilt als E-Rechnung ausschließlich ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat. Eine PDF-Datei — auch wenn sie per E-Mail versendet wird — gilt rechtlich nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen Pflicht.
Zulässige Formate in Deutschland:
- XRechnung: reines XML-Format, zwingend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes (seit 2020 bereits verpflichtend)
- ZUGFeRD: ein hybrides Format, das eine lesbare PDF-Datei und einen eingebetteten XML-Datensatz kombiniert — sowohl menschlich lesbar als auch maschinell verarbeitbar
- Factur-X: die europäische Entsprechung zu ZUGFeRD, technisch gleichwertig
Nicht zulässig als strukturierte E-Rechnung: einfache PDF-Anhänge, eingescannte Papierdokumente, Word-Dokumente oder sonstige Bilddateien.
Die Einführungsphasen im Überblick
Das Wachstumschancengesetz hat die Einführung der E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Transaktionen in drei Stufen festgelegt:
| Datum | Verpflichtung | | ------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- | | 1. Januar 2025 | Empfangspflicht: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können | | 1. Januar 2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro | | 1. Januar 2028 | Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen (unabhängig vom Umsatz) | | Übergangsregelungen | Bis 31. Dezember 2026 dürfen Papier- oder PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin verwendet werden |
Für die Empfangspflicht ab 2025 reicht es, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können — das kann ein einfaches Postfach sein, das XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien akzeptiert.
Wen betrifft die Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Transaktionen — also Rechnungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen, soweit beide umsatzsteuerpflichtig sind.
Nicht betroffen sind:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Grenzüberschreitende Rechnungen (Export, innergemeinschaftliche Lieferungen)
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto (§ 33 UStDV — vereinfachte Rechnungen)
- Fahrausweise
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Empfangspflicht gilt, Versandpflicht besteht theoretisch auch — aber in der Praxis ist noch unklar, wie Behörden dies handhaben werden; es empfiehlt sich, frühzeitig eine fähige Lösung zu nutzen
Kleinunternehmer und die E-Rechnung: was gilt?
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden, sind Sie von der Umsatzsteuer befreit — aber nicht grundsätzlich von der E-Rechnungspflicht. Das Gesetz macht hier keine Ausnahme nach Umsatzsteuerstatus.
In der Praxis bedeutet das: Sobald Sie an einen anderen Unternehmer im Inland rechnen, müssen Sie ab den jeweiligen Stichtagen in der Lage sein, strukturierte Rechnungen zu versenden und bereits heute solche zu empfangen.
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, lesen Sie zusätzlich unseren Leitfaden zur Kleinunternehmer-Rechnung nach § 19 UStG, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten.
Was sind die Pflichtangaben einer E-Rechnung?
Eine E-Rechnung muss dieselben Rechnungspflichtangaben enthalten wie eine herkömmliche Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Güter oder erbrachten Dienstleistungen
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
- Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
- Brutto-Endbetrag
Der Unterschied liegt nicht im Inhalt, sondern in der Form: Diese Angaben müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat kodiert sein — nicht nur in einem lesbaren Dokument.
Was müssen Sie jetzt konkret tun?
Schritt 1: Empfang sicherstellen (ab sofort)
Richten Sie ein E-Mail-Postfach ein, das in der Lage ist, ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien zu empfangen. In vielen Fällen ist ein normales Postfach ausreichend — die Dateien können heruntergeladen und manuell verarbeitet werden.
Mittelfristig sollten Sie ein Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm nutzen, das E-Rechnungen automatisch einliest und verarbeitet.
Schritt 2: Versand vorbereiten (bis 2027 bzw. 2028)
Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles Rechnungsprogramm E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgeben kann. Viele Anbieter haben diese Funktion bereits integriert oder kündigen sie an.
Wenn Sie bisher mit Excel-Vorlagen oder Word-Dateien arbeiten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, auf ein geeignetes Werkzeug umzustellen.
Schritt 3: Prozesse dokumentieren
Halten Sie fest, wie Sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern) schreiben vor, dass digitale Rechnungen unveränderlich und nachvollziehbar aufbewahrt werden müssen. Eine E-Rechnung darf nicht einfach als bearbeitetes PDF abgespeichert werden.
Übergangsregelungen: Was ist bis Ende 2026 noch erlaubt?
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen mit dem Einverständnis des Empfängers weiterhin:
- Papierrechnungen versenden
- Einfache PDF-Rechnungen per E-Mail versenden
Das Einverständnis des Empfängers muss nicht schriftlich eingeholt werden — stillschweigende Akzeptanz (der Empfänger bezahlt die Rechnung) gilt in der Praxis als ausreichend. Dennoch ist die Übergangsregelung nicht als dauerhafter Status zu verstehen: Ab 2027 bzw. 2028 ist strukturiertes Format Pflicht.
Was droht bei Nichteinhaltung?
Das Gesetz sieht aktuell keine direkten Bußgelder speziell für das Versäumnis der E-Rechnungspflicht vor. Die Konsequenzen sind jedoch indirekt:
- Eine nicht konforme Rechnung gilt steuerrechtlich möglicherweise als nicht ordnungsgemäß ausgestellt
- Der Vorsteuerabzug des Empfängers könnte gefährdet sein
- Bei Betriebsprüfungen können fehlende E-Rechnungen zu Korrekturen führen
Zusätzlich ist die E-Rechnungspflicht die Voraussetzung für das geplante Meldesystem (Transaktionsdatenmeldung), das in Deutschland in den Folgejahren eingeführt werden soll.
ZUGFeRD oder XRechnung: was ist für Freiberufler sinnvoller?
Für die meisten Freiberufler, die B2B-Rechnungen ausstellen, ist ZUGFeRD die praktischere Wahl:
- Die Rechnung bleibt als PDF lesbar — der Empfänger kann sie ohne spezielle Software öffnen
- Der eingebettete XML-Datensatz erfüllt die Anforderungen der EN 16931
- Viele Rechnungsprogramme unterstützen ZUGFeRD bereits
XRechnung (reines XML, kein visuelles PDF) ist zwingend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene. Für normale B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD in der Regel die zugänglichere Option.
FAQ zur E-Rechnungspflicht
Reicht ein PDF als E-Rechnung aus?
Nein. Eine reine PDF-Datei reicht nicht aus. Sie brauchen ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD ist zusätzlich eine lesbare PDF-Ansicht eingebettet, rechtlich entscheidend bleibt jedoch der XML-Datensatz.
Gilt die Pflicht auch für Teil- und Anzahlungsrechnungen?
Ja, sobald es sich um eine steuerrechtlich relevante B2B-Rechnung im Inland handelt. Wenn Sie regelmäßig Teilzahlungen abrechnen, hilft unser Leitfaden zur Anzahlungsrechnung bei der korrekten Struktur.
Zusammenfassung
Die E-Rechnungspflicht ist ab 2025 bereits in Kraft — für den Empfang. Der Versand wird stufenweise bis 2028 verpflichtend. Wer jetzt handelt, vermeidet Last-Minute-Umstellungen, schützt den Vorsteuerabzug seiner Kunden und bereitet sich auf das kommende Meldesystem vor.
Invoice Creator hilft Ihnen, professionelle Rechnungen zu erstellen, die alle Pflichtangaben erfüllen. Für den vollständigen Überblick über die Umsatzsteuerregeln auf Rechnungen lesen Sie auch unseren Leitfaden zur Umsatzsteuer auf Rechnungen 2026.