Die Umsatzsteuer (USt) — umgangssprachlich auch „Mehrwertsteuer" genannt — ist die wichtigste Verbrauchssteuer in Deutschland. Sie wird vom Unternehmer beim Kunden eingezogen und an das Finanzamt abgeführt. Dieser Leitfaden gibt einen Überblick über die geltenden Sätze 2026, die Kleinunternehmerregelung, den Vorsteuerabzug und die Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung.
Umsatzsteuersätze 2026
Deutschland kennt im Wesentlichen zwei reguläre Sätze:
| Satz | Bezeichnung | Anwendung | | ---- | ----------- | --------- | | 19 % | Regelsatz | Großteil der Lieferungen und Leistungen: Beratung, IT, Handel, Restaurantbesuche (Getränke), Software | | 7 % | ermäßigter Satz | Lebensmittel (außerhalb von Gastronomie), Bücher, Zeitungen, ÖPNV, Übernachtungen, Eintritt zu kulturellen Veranstaltungen |
Bestimmte Umsätze sind steuerfrei (z. B. ärztliche Leistungen, Versicherungen, Bildung, Vermietung von Wohnraum nach § 4 UStG). Hier ist trotzdem eine Rechnung mit Hinweis auf die Steuerbefreiung zu erstellen.
Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Selbstständige und kleine Unternehmen können die Kleinunternehmerregelung wählen, sofern ihr Umsatz unter folgenden Grenzen liegt:
- 22.000 € im Vorjahr und
- voraussichtlich 50.000 € im laufenden Jahr.
Vorteile:
- Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen.
- Keine Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt.
- Vereinfachte Buchhaltung.
Nachteile:
- Kein Vorsteuerabzug auf Eingangsrechnungen.
- B2B-Kunden bevorzugen oft Anbieter mit ausgewiesener Umsatzsteuer (sie erhalten so Vorsteuer zurück).
Pflichtangabe bei Kleinunternehmern
Auf jeder Rechnung ist folgender Hinweis erforderlich:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Bei Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung sind Sie für mindestens 5 Kalenderjahre an die Regelbesteuerung gebunden.
Vorsteuerabzug
Wenn Sie der Regelbesteuerung unterliegen, können Sie die Vorsteuer (Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen) vom Finanzamt zurückfordern. Voraussetzungen:
- Die Eingangsrechnung muss alle Pflichtangaben enthalten (siehe unten).
- Die Lieferung oder Leistung muss für das Unternehmen verwendet werden.
- Die Rechnung muss im Original oder digital archiviert werden (mind. 10 Jahre).
Vorsteuer wird über die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend gemacht. Die endgültige Abrechnung erfolgt mit der Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 UStG)
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss enthalten:
- Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
- Lieferdatum oder Leistungszeitraum
- Nettoentgelt, gegliedert nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen
- Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
- Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf den Befreiungsgrund
Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto)
Für Rechnungen unter 250 € genügen reduzierte Angaben:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Bezeichnung der Lieferung/Leistung
- Bruttobetrag und Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG)
Bei B2B-Leistungen an Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat verlagert sich die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Sie stellen die Rechnung ohne Umsatzsteuer mit folgendem Vermerk:
„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse charge"
Voraussetzungen:
- Sie und Ihr Kunde müssen über eine gültige USt-IdNr. verfügen (prüfbar im BZSt-Bestätigungsverfahren oder VIES).
- Beide USt-IdNr. müssen auf der Rechnung erscheinen.
- Die Leistung wird in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) monatlich an das BZSt gemeldet.
Im Inland gilt § 13b UStG auch für bestimmte Branchen (Bauleistungen, Reinigung, Edelmetallhandel).
Aufbewahrungspflichten
Geschäftsunterlagen — einschließlich aller Rechnungen, Buchungsbelege, Bilanzen — müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Elektronische Rechnungen sind im Original (XML, PDF/A oder Factur-X-Format) revisionssicher zu archivieren.
E-Rechnung ab 2025/2026
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für B2B-Inlandsumsätze:
- Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X) ab 2025.
- Versendepflicht stufenweise ab 2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €, ab 2028 für alle.
- B2C-Rechnungen sind nicht betroffen.
Standardformate: XRechnung (reines XML, im öffentlichen Sektor üblich) und ZUGFeRD/Factur-X (hybrid PDF + XML, in der Wirtschaft verbreitet).
Häufige Fehler
- Fortlaufende Rechnungsnummer unterbrochen: Lücken können bei Betriebsprüfungen Nachfragen auslösen.
- Vergessene Steuernummer / USt-IdNr.: Vorsteuerabzug wird abgelehnt.
- Falscher Steuersatz: 7 % statt 19 % bei Restaurant vor Ort kann zu Nachforderungen führen.
- Unklare Leistungsbeschreibung („Beratung") statt detaillierter Angabe: Risiko bei Prüfung.
- Reverse-Charge ohne Vermerk: Doppelbesteuerung im Empfängerland möglich.
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