Eine bezahlte Rechnung ist eine bereits ausgestellte Rechnung, die zusätzlich den klaren Hinweis trägt, dass die Zahlung eingegangen ist. Das ist besonders praktisch, wenn Kunden, Steuerberater, Vermieter oder Förderstellen einen Nachweis darüber verlangen, dass eine bestimmte Rechnung nicht mehr offen ist.
Was gehört auf eine bezahlte Rechnung?
Der einfachste und zugleich wirksamste Vermerk lautet:
"Bezahlt am 6. Mai 2026 per Überweisung. Restbetrag: 0,00 EUR."
Sie können zusätzlich angeben:
- den erhaltenen Betrag,
- die Zahlungsart,
- eine Transaktionsreferenz,
- Ihre Unterschrift oder einen Stempel.
Wichtig ist vor allem, dass auf den ersten Blick erkennbar ist: Diese Rechnung ist vollständig beglichen.
Muster für eine bezahlte Rechnung
| Feld | Beispiel | | --------------- | ------------------- | | Rechnungsnummer | RE-2026-044 | | Ursprungsbetrag | 1.428,00 EUR | | Zahlungseingang | 6. Mai 2026 | | Zahlungsart | Überweisung | | Status | vollständig bezahlt | | Offener Betrag | 0,00 EUR |
Empfohlene Formulierung:
"Rechnung vollständig bezahlt am 6. Mai 2026 per Überweisung. Offener Betrag: 0,00 EUR."
Bezahlte Rechnung oder Quittung?
Die Begriffe sind verwandt, aber nicht identisch.
Bezahlte Rechnung
Die ursprüngliche Rechnung bleibt erhalten und wird um einen Zahlungsvermerk ergänzt. Das ist im Geschäftsalltag oft am praktischsten.
Quittung
Eine Quittung bestätigt den Erhalt eines Geldbetrags. Sie kann ausreichend sein, enthält aber häufig weniger Detail zur zugrunde liegenden Leistung.
Banknachweis
Eine Überweisungsbestätigung zeigt, dass Geld bewegt wurde. Sie ersetzt aber nicht immer eindeutig den Bezug zu einer konkreten Rechnung.
Neue Rechnung ausstellen?
Nein. Genau das sollten Sie vermeiden.
Sie erstellen keine zweite Rechnung mit neuer Nummer. Die ursprüngliche Rechnungsnummer bleibt bestehen. Sie ergänzen nur die bestehende Rechnung um den Bezahlt-Hinweis oder erzeugen eine Kopie derselben Rechnung mit entsprechendem Statusvermerk.
Wann darf eine Rechnung als bezahlt markiert werden?
Erst wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist. Nicht bei bloßer Zahlungsankündigung und nicht bei einem Screenshot des Kunden.
Gerade bei längeren Zahlungszielen oder Mahnprozessen ist dieser Unterschied wichtig. Mehr dazu im Artikel über das Zahlungsziel auf Rechnungen.
Häufige Fehler
Zu früh als bezahlt markieren
Solange kein echter Zahlungseingang vorliegt, bleibt die Rechnung offen.
Ursprungsdaten verändern
Die bezahlte Rechnung dient dem Nachweis, nicht der Korrektur. Wenn der Betrag falsch war, brauchen Sie eher eine Stornorechnung oder eine andere Korrektur.
Unklare Formulierungen
Begriffe wie "erledigt" oder "bearbeitet" sind zu unpräzise. Verwenden Sie lieber "bezahlt" oder "vollständig bezahlt".
Fazit
Eine bezahlte Rechnung ist der einfachste Weg, Zahlung und ursprüngliche Rechnung in einem Dokument zusammenzuführen. Entscheidend sind ein klarer Vermerk, das Zahlungsdatum und ein Restbetrag von null.
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