Wenn ein Kunde nicht zahlt, müssen Sie mahnen — professionell, klar und im richtigen Ton. Zu früh aggressiv zu werden schadet der Geschäftsbeziehung; zu lange zu warten kostet bares Geld. Hier sind drei bewährte Vorlagen und die rechtlichen Grundlagen dahinter.
Wann müssen Sie mahnen?
Nach deutschem Recht (§ 286 BGB) gerät ein Schuldner automatisch in Verzug, wenn das Zahlungsziel auf der Rechnung klar benannt ist und dieses Datum überschritten wurde.
In diesem Fall brauchen Sie keine Mahnung, um Verzugszinsen geltend zu machen — der Verzug tritt von Gesetzes wegen ein. Dennoch ist ein Mahnschreiben aus praktischen Gründen sinnvoll: Es setzt eine neue Frist, dokumentiert Ihre Forderung und ist Voraussetzung für das gerichtliche Mahnbescheidverfahren.
Fehlt ein konkretes Fälligkeitsdatum auf der Rechnung, müssen Sie aktiv mahnen, um Verzug auszulösen. Tragen Sie deshalb immer ein konkretes Zahlungsdatum auf Ihre Rechnungen — nicht nur „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen". Alles Weitere zu Zahlungszielen und gesetzlichen Fristen lesen Sie in unserem Artikel über das Zahlungsziel auf Rechnungen.
Stufe 1: Zahlungserinnerung — freundlich (1–3 Tage nach Fälligkeit)
Versenden Sie diese erste Nachricht per E-Mail, kurz und neutral. Die meisten Zahlungsverzögerungen sind schlichte Versehen.
Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung Nr. [X]
Sehr geehrte/r [Name],
ich möchte Sie freundlich daran erinnern, dass unsere Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] € am [Fälligkeitsdatum] zur Zahlung fällig war.
Möglicherweise hat sich die Zahlung überschnitten oder ist untergegangen — falls die Überweisung bereits veranlasst wurde, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.
Anderenfalls bitte ich Sie, den Betrag bis zum [Datum + 7 Tage] auf das unten genannte Konto zu überweisen.
[Bankverbindung: IBAN, BIC, Kontoinhaber]
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
Stufe 2: Erste Mahnung — bestimmt (ca. 10 Tage nach Fälligkeit)
Falls nach weiteren 7–10 Tagen keine Reaktion erfolgt: Mahnung per E-Mail und als Einschreiben. Nennen Sie jetzt die aufgelaufenen Kosten.
Betreff: Mahnung – Rechnung Nr. [X] – [Betrag] € noch offen
Sehr geehrte/r [Name],
trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] ist die Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] € bis heute unbeglichen.
Hiermit mahne ich Sie förmlich und bitte um Überweisung des ausstehenden Betrags bis zum [Datum + 7 Tage].
Bitte beachten Sie, dass ab dem [Tag nach Fälligkeit] Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) sowie eine Kostenpauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) anfallen. Zum heutigen Tag ergibt sich folgender Gesamtbetrag:
– Hauptforderung: [Betrag] € – Verzugszinsen ([N] Tage × [Tagessatz]): [Y] € – Pauschale gemäß § 288 Abs. 5 BGB: 40,00 € – Gesamtforderung: [Summe] €
Ich bin gerne bereit, bei Zahlungsschwierigkeiten eine Ratenzahlung zu vereinbaren. Bitte melden Sie sich bis zu dem oben genannten Datum.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
Stufe 3: Letzte Mahnung — Androhung rechtlicher Schritte (20–25 Tage nach Fälligkeit)
Letzte Chance vor dem Mahnbescheidverfahren. Diese Mahnung sollten Sie per Einschreiben mit Rückschein versenden — der Zugang muss beweisbar sein.
Betreff: Letzte Mahnung – Rechnung Nr. [X] – drohende gerichtliche Schritte
Sehr geehrte/r [Name],
trotz Zahlungserinnerung vom [Datum] und Mahnung vom [Datum] ist die Rechnung Nr. [Nummer] nach wie vor unbezahlt.
Ich fordere Sie hiermit ein letztes Mal auf, den Gesamtbetrag von [Summe] € (inkl. Verzugszinsen und Kostenpauschale) bis zum [Datum] auf das unten genannte Konto zu überweisen.
Sollte die Zahlung bis zu diesem Datum nicht eingegangen sein, werde ich ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht beantragen. Die damit verbundenen Verfahrenskosten gehen zu Ihren Lasten.
[Bankverbindung: IBAN, BIC, Kontoinhaber]
Hochachtungsvoll, [Ihr Name]
Nach der letzten Mahnung: der gerichtliche Mahnbescheid
Wenn alle Mahnungen ohne Ergebnis bleiben, stellen Sie einen Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht. Der Antrag kann online gestellt werden (online-mahnantrag.de). Die Gerichtskosten sind gering; ein Anwalt ist für Forderungen unter 5.000 € nicht zwingend erforderlich.
Der Schuldner hat nach Zustellung 2 Wochen Zeit, Widerspruch einzulegen. Tut er das nicht, wird der Mahnbescheid für vorläufig vollstreckbar erklärt — und Sie können einen Gerichtsvollzieher beauftragen. Bei Widerspruch kann das Verfahren in ein ordentliches Klageverfahren übergehen.
Dokumentation: Was Sie aufbewahren sollten
Für jede Mahnstufe sollten Sie aufbewahren:
- Datum und Inhalt der Mahnung (Kopie)
- Versandnachweis (Einschreiben-Beleg, E-Mail-Auslieferungsbestätigung)
- Alle Antworten des Schuldners (auch Schweigen ist relevant)
Diese Unterlagen bilden Ihr Beweismittel, falls der Fall vor Gericht geht.
Impayés vorbeugen: Rechnungen richtig ausstellen
Die beste Mahnung ist die, die Sie nie schreiben müssen. Mit Invoice Creator erstellen Sie rechtskonforme Rechnungen mit konkretem Fälligkeitsdatum, Verzugszinsklausel und vollständiger Bankverbindung. Für Freiberufler bedeutet das: keine vergessenen Pflichtangaben, keine Ausreden für zögerliche Zahler — und im Streitfall ein lückenloses Dokument.