Die Rechnungsnummer ist eine der wenigen Pflichtangaben, bei der das Finanzamt keine Toleranz kennt: Fehlt sie, ist die Rechnung steuerrechtlich nicht ordnungsgemäß. Enthält sie Lücken oder Wiederholungen, kann der Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet sein. Dabei ist es erstaunlich einfach, alles richtig zu machen — wenn man die Regeln kennt.
Was das Gesetz vorschreibt
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG macht die Rechnungsnummer zur Pflichtangabe auf jeder ordnungsgemäßen Rechnung. Der Gesetzestext lautet:
„eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)"
Daraus ergeben sich drei zwingende Anforderungen:
- Fortlaufend — die Nummern müssen in einer erkennbaren Reihenfolge vergeben werden
- Einmalig — jede Nummer darf nur einmal vorkommen; Duplikate sind unzulässig
- Identifizierbar — die Nummer muss die Rechnung eindeutig identifizieren
Eine Rechnungsnummer, die diesen Anforderungen nicht entspricht, führt dazu, dass die Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 UStG nicht erfüllt — mit möglichen Konsequenzen für den Vorsteuerabzug des Empfängers.
Was „fortlaufend" wirklich bedeutet
„Fortlaufend" wird oft mit „lückenlos" gleichgesetzt — aber das ist zu vereinfacht. Das BMF-Schreiben vom 25.10.2013 (Abschnitt 14.5 Abs. 6 UStAE) stellt klar:
„Die Rechnungsnummer muss nicht zwingend eine lückenlose Abfolge aufweisen. Entscheidend ist, dass die Rechnungen eindeutig und zeitlich nachvollziehbar identifizierbar sind."
Mit anderen Worten: Einzelne Lücken in der Nummernfolge schaden nicht, solange sie erklärbar sind (Stornierung, Fehler im System, nicht verwendete Nummern). Was hingegen absolut nicht erlaubt ist:
- Dieselbe Nummer für zwei verschiedene Rechnungen zu verwenden
- Rechnungsnummern rückwirkend zu ändern
- Rechnungen ohne Nummer auszustellen
- Nummern zuzuteilen, die zeitlich vor einer bereits ausgestellten Rechnung liegen (fehlende Chronologie)
Welches Format ist vorgeschrieben?
Keines. § 14 UStG schreibt kein bestimmtes Format vor — es können Ziffern, Buchstaben oder eine Kombination daraus verwendet werden, soweit die Nummer eindeutig und fortlaufend ist. In der Praxis haben sich folgende Formate bewährt:
Jahrespräfix mit laufender Nummer (empfohlen)
2026-001, 2026-002, 2026-045
Oder mit anderen Trennzeichen: RE-2026-001, 2026/001, 20260001
Das Jahrespräfix macht sofort deutlich, zu welchem Steuerjahr die Rechnung gehört. Der Zähler kann zum Jahreswechsel auf 001 zurückgesetzt werden, ohne gegen die Fortlaufenheit zu verstoßen, weil 2026-001 und 2027-001 durch den Jahrespräfix eindeutig unterschieden werden.
Jahrmonatspräfix
202605-001, 202605-002, 202606-001
Sinnvoll bei hohem Rechnungsvolumen, das eine monatliche Sortierung erleichtert.
Buchstabenpräfix für Rechnungskreise
RE-2026-001 (Ausgangsrechnungen), GS-2026-001 (Gutschriften/Stornos)
Hilft dabei, verschiedene Dokumententypen auf den ersten Blick zu unterscheiden.
Einfach aufsteigende Nummer
1, 2, 3 — rechtlich zulässig, aber unpraktisch, da keine Jahresinformation enthalten ist und die Nummer Ihren Umsatz für Kunden sichtbar macht.
Führende Nullen: ja oder nein?
Das Gesetz sagt dazu nichts. Führende Nullen (001 statt 1) sind aber aus praktischen Gründen empfehlenswert:
- Korrekte lexikografische Sortierung:
009,010,011statt1,10,100,11 - Einheitliches Erscheinungsbild in Rechnungslisten
- Einfachere manuelle Überprüfung auf Lücken
Rechnungskreise: mehrere Serien gleichzeitig führen
§ 14 UStG erlaubt ausdrücklich mehrere Zahlenreihen (Rechnungskreise). Das heißt: Sie dürfen gleichzeitig verschiedene Nummernserien führen, zum Beispiel:
- RE: reguläre Ausgangsrechnungen
- GS: Gutschriften und Stornorechnungen
- AN: Anzahlungsrechnungen
- DE: Rechnungen an ausländische Kunden (Drittland/EU)
Jede Serie ist in sich fortlaufend. RE-2026-005 und GS-2026-005 können gleichzeitig existieren — die Buchstabenpräfixe machen sie eindeutig unterschiedlich.
Für die meisten Freiberufler und Kleinunternehmer reicht eine einzige fortlaufende Serie. Mehrere Serien lohnen sich, wenn Sie mit Stornorechnungen regelmäßig arbeiten oder Ihre Buchhaltungssoftware verschiedene Dokumenttypen in getrennten Nummernkreisen verwaltet.
Rechnungsnummer und Kleinunternehmerregelung
Auch wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmt, ist zur fortlaufenden Rechnungsnummer verpflichtet. Die Erleichterungen der Kleinunternehmerregelung beziehen sich auf den Ausweis der Umsatzsteuer — nicht auf die Pflichtangaben der Rechnungsnummer.
Was passiert bei fehlerhafter Nummerierung?
Mögliche Konsequenzen einer nicht ordnungsgemäßen Rechnungsnummer:
- Versagung des Vorsteuerabzugs beim Empfänger: Enthält die Rechnung keine oder eine fehlerhafte Nummer, kann das Finanzamt des Empfängers den Vorsteuerabzug ablehnen
- Bußgelder: Die Ausstellung nicht ordnungsgemäßer Rechnungen kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden (§ 26a UStG)
- Nachforderungen bei einer Betriebsprüfung: Lücken ohne Dokumentation können das Finanzamt veranlassen, nicht verbuchte Umsätze zu vermuten
Fehlerkorrektur: was tun bei versehentlichen Lücken?
Wenn Sie feststellen, dass Sie eine Nummer übersprungen haben (z. B. von 2026-015 direkt zu 2026-017 gesprungen sind):
- Nichts rückwirkend ändern — das wäre schlimmer als die Lücke selbst
- Dokumentieren Sie die Lücke in einem internen Vermerk: Datum, Rechnungsnummer, Grund der Lücke (z. B. „Nummer im System nicht vergeben", „Stornierung vor Versand")
- Bewahren Sie den Vermerk mit Ihren Buchhaltungsunterlagen auf
- Führen Sie die Nummerierung ab der nächsten Rechnung normal weiter
Wenn die Lücke durch einen Storno entstand (die Rechnung wurde ausgestellt, dann aber annulliert), stellen Sie eine Stornorechnung aus, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer Bezug nimmt.
Rechnungsnummer und Rechnungsvorlagen
Wenn Sie eine Rechnungsvorlage für Freiberufler verwenden, sollte die Rechnungsnummer gut sichtbar im Kopfbereich stehen — am besten direkt neben dem Datum. Nutzen Sie eine Vorlage, die es Ihnen erlaubt, die Nummer manuell oder per Formel automatisch zu vergeben.
Wenn Sie Excel oder Google Sheets verwenden, bietet sich eine Hilfstabelle an, die alle vergebenen Nummern auflistet. So sehen Sie auf einen Blick, wo Sie stehen, und vermeiden Doppelvergaben.
Digitale Rechnungsstellung und automatische Nummerierung
Wer Rechnungen mit einer Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware erstellt, bekommt die fortlaufende Nummerierung in der Regel automatisch. Achten Sie beim Einrichten der Software auf:
- Kann das Nummerierungsformat (Präfix, Länge) konfiguriert werden?
- Wird verhindert, dass zwei Rechnungen dieselbe Nummer erhalten?
- Werden stornierte Rechnungen als solche archiviert (und nicht gelöscht)?
- Unterstützt die Software mehrere Rechnungskreise (bei Bedarf)?
Bei der E-Rechnungspflicht (XRechnung, ZUGFeRD) nach dem E-Rechnungsgesetz gilt: Die Rechnungsnummer wird im strukturierten Datensatz hinterlegt und muss denselben Anforderungen des § 14 UStG genügen wie bei einer Papierrechnung. Nutzen Sie dafür das Feld BT-1 (Invoice number) im EN-16931-Standard.
Aufbewahrungspflichten
Rechnungen — und damit auch die Nummernreihe — müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 AO). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus Dezember 2026 muss also bis mindestens 31. Dezember 2036 vorgehalten werden.
Bei digitaler Archivierung gilt: Die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) müssen eingehalten werden. Das bedeutet unter anderem, dass Rechnungen unveränderbar gespeichert und jederzeit lesbar sein müssen.
Das Wichtigste auf einen Blick
Die Rechnungsnummer ist eine gesetzliche Pflichtangabe ohne Format-Vorschrift. Sie muss fortlaufend, einmalig und eindeutig sein. Ein Jahrespräfix (z. B. 2026-001) ist das praktischste Format für die meisten Selbstständigen. Lücken sind erklärbar und zu dokumentieren — rückwirkende Änderungen jedoch niemals vorzunehmen. Wer Rechnungen mit einer modernen Software erstellt, muss sich um die Nummerierung kaum kümmern: Das System übernimmt es automatisch.