Emitir una factura profesional correcta es imprescindible para cobrar a tiempo y evitar problemas con Hacienda. Una factura incompleta puede ser rechazada por tu cliente o sancionada por la Agencia Tributaria. En esta guía verás, paso a paso, cómo crear una factura conforme en España: menciones obligatorias, IVA, retención de IRPF, numeración, conservación y la llegada de la factura electrónica.
¿Por qué es obligatoria la factura?
En España, cualquier operación mercantil entre profesionales debe estar respaldada por una factura. Esta obligación legal protege tanto al emisor como al destinatario, sirve de prueba en caso de conflicto y permite a la Agencia Tributaria realizar el seguimiento de los flujos comerciales. Además, es el documento contable que justifica un gasto: sin factura, tu cliente no puede deducir el importe ni recuperar el IVA.
Paso 1 — Reunir las menciones obligatorias
Una factura conforme debe incluir obligatoriamente:
- Fecha de emisión y un número de serie único y correlativo
- Tus datos completos: nombre o razón social, domicilio, NIF/CIF, número de IVA intracomunitario si procede
- Datos del cliente: nombre, domicilio fiscal
- Descripción detallada de los bienes o servicios prestados
- Precio unitario sin IVA, tipo de IVA aplicable y total con IVA
- Retención de IRPF cuando corresponda
- Condiciones de pago: plazo, penalizaciones por retraso
Consulta el detalle completo en nuestra guía de menciones obligatorias en la factura.
Paso 2 — Numerar correctamente
La numeración debe ser cronológica y sin interrupciones. Puedes usar cualquier formato (ej. FAC-2026-001), pero una vez emitida, una factura no puede eliminarse ni renumerarse. Si te equivocas, emite una factura rectificativa, nunca modifiques la original. Es obligatorio conservar el libro registro de facturas emitidas. Amplía la información en numeración de facturas para autónomos.
Paso 3 — Aplicar el IVA
En España, todos los autónomos que realizan actividades económicas deben repercutir IVA desde el primer euro facturado (a diferencia de Francia o Alemania, no existe umbral de franquicia general). El tipo general es del 21 %, con tipos reducidos del 10 % y 4 %.
Excepciones: actividades exentas de IVA (enseñanza reglada, servicios médicos, operaciones financieras, etc.). Para el detalle, consulta la guía del IVA en la factura.
Paso 4 — Aplicar la retención de IRPF
Si eres autónomo en actividades profesionales, debes aplicar una retención del 15 % de IRPF en las facturas a empresas o profesionales (7 % los primeros 3 años de actividad). Esta retención se descuenta del importe a cobrar y el cliente la ingresa en Hacienda en tu nombre. Más detalles en la retención de IRPF en la factura.
Paso 5 — Enviar y conservar
Emite la factura en el momento de la entrega o finalización del servicio, preferiblemente en PDF, y consérvala durante al menos 4 años (el plazo de prescripción fiscal). Un archivo digital ordenado te ahorrará tiempo ante cualquier requerimiento.
Ejemplo con cifras
| Concepto | Importe | | ------------------------------- | -------------- | | Servicios de consultoría | 1.500,00 € (base) | | IVA (21 %) | +315,00 € | | Retención IRPF (15 %) | −225,00 € | | Total a cobrar | 1.590,00 € |
Observa que el IVA suma y la retención de IRPF resta sobre la base imponible.
La factura electrónica: lo que viene
Con la Ley «Crea y Crece» y el sistema VeriFactu, la factura electrónica estructurada será obligatoria de forma progresiva para autónomos y empresas. No bastará con un PDF plano: se exigirá un formato que garantice la integridad y trazabilidad de los registros. Anticiparse es una ventaja; consulta nuestra guía sobre factura electrónica para autónomos para preparar el cambio.
Buenas prácticas
- Archiva todas tus facturas durante al menos 4 años
- Usa software de facturación para evitar errores y generar automáticamente el libro de registro
- Emite la factura en el momento de la entrega o finalización del servicio
- Recuerda los plazos trimestrales para la declaración del IVA (modelos 303 y 390)
- Prepárate para la factura electrónica antes de que sea obligatoria
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar sin estar dado de alta? No: para facturar como profesional debes estar dado de alta en Hacienda (modelo 036/037) y, con carácter general, en el RETA.
¿Es válida una factura manuscrita? Sí, si incluye todas las menciones obligatorias, pero un documento digital es más fiable y fácil de conservar.
¿Debo aplicar siempre retención de IRPF? Solo en facturas a empresas o profesionales; a particulares (consumidores finales) no se aplica retención.
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