Eine Rechnung ohne Pflichtangaben kann vom Finanzamt nicht als Vorsteuerbeleg anerkannt werden — weder für Sie noch für Ihren Kunden. Das Risiko: der Vorsteuerabzug wird versagt, und bei einer Betriebsprüfung entstehen Nachzahlungen. Hier ist die vollständige Liste der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben nach § 14 UStG.
Die 14 Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Diese Angaben sind für alle umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen ab einem Betrag von 250 € brutto vorgeschrieben:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
- Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
- Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, ohne Lücken oder Doppelungen)
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (wenn abweichend vom Rechnungsdatum)
- Entgelt (Nettobetrag), aufgeteilt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
- Anzuwendender Steuersatz (19 % oder 7 %) sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
- Hinweis auf Steuerbefreiung, falls applicable (z.B. „steuerfreie Leistung nach § 4 Nr. X UStG")
- Bruttogesamtbetrag (Entgelt + Umsatzsteuer)
- Bei Voraus- oder Anzahlungsrechnung: Zeitpunkt der Zahlung, falls bekannt
- Im Fall des Reverse Charge: Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
- Bei Fahrzeugen (innergemeinschaftliche Lieferungen): spezifische Fahrzeugdaten
Vereinfachte Rechnung bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Datum der Ausstellung
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (oder Steuersatz mit Angabe des Bruttobetrags)
Ein einzelner Kassenbon oder Lieferschein kann eine vereinfachte Rechnung sein — aber kein gültiger Vorsteuerbeleg für größere Beträge.
Sonderfall: Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Als Kleinunternehmer (Umsatz im Vorjahr unter 22.000 €, im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 €) weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss die Rechnung den Hinweis enthalten:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Wichtig: Schreiben Sie trotzdem keine Steuerbefreiung im Sinne des § 4 UStG — das ist eine andere Kategorie. Und: Wenn Sie als Kleinunternehmer trotzdem USt ausweisen, schulden Sie diese dem Finanzamt (§ 14c UStG), können sie aber nicht vom Kunden kassieren.
Die Steuernummer oder USt-IdNr. müssen auch als Kleinunternehmer auf der Rechnung stehen.
Sonderfall: GmbH und Kapitalgesellschaften
Bei Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) kommen zusätzliche Angaben hinzu, die sich aus dem Handelsgesetzbuch und dem GmbHG ergeben:
- Rechtsform und Sitz der Gesellschaft
- Handelsregisternummer und Registergericht
- Name aller Geschäftsführer (bei der GmbH)
- Vollständig eingezahltes Stammkapital (bei GmbH in Liquidation oder wenn relevant)
Diese Angaben fehlen häufig auf Rechnungen kleiner GmbHs — und können bei der Betriebsprüfung bemängelt werden.
Sonderfall: innergemeinschaftliche B2B-Leistungen (EU)
Wenn Sie Leistungen an einen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedsstaat erbringen, gilt das Reverse-Charge-Verfahren:
- Keine deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung
- Pflichtangabe: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (oder auf Englisch: „Reverse charge")
- Ihre USt-IdNr. UND die USt-IdNr. des Kunden müssen auf der Rechnung stehen
Prüfen Sie die USt-IdNr. des Kunden vor der Rechnungsstellung über das VIES-System der EU.
Sonderfall: Leistungen an Empfänger außerhalb der EU
Für Leistungen außerhalb der EU (USA, Schweiz, UK nach Brexit usw.) gilt in der Regel die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 1a UStG (oder § 4 Nr. 8–28 je nach Art der Leistung). Die Rechnung enthält keine USt, und Sie vermerken die Grundlage der Befreiung.
Häufige Fehler und ihre Folgen
| Fehler | Konsequenz | |---|---| | Fehlende oder falsche Steuernummer | Vorsteuerabzug gefährdet | | Keine fortlaufende Rechnungsnummer | Verstoß gegen Buchführungspflichten | | Falscher Steuersatz | Nachforderung durch das Finanzamt | | Kein Hinweis auf § 19 UStG (Kleinunternehmer) | Schuldnerschaft der ausgewiesenen USt | | Fehlender Zeitpunkt der Leistung | Rechnung formal unvollständig | | Fehlende Handelsregisterdaten (GmbH) | Abmahnung, Bußgeld möglich |
Checkliste für Ihre nächste Rechnung
Bevor Sie eine Rechnung versenden:
- [ ] Name und Adresse beider Parteien vollständig?
- [ ] Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers angegeben?
- [ ] Rechnungsnummer fortlaufend und einmalig?
- [ ] Leistungsdatum angegeben (falls abweichend vom Rechnungsdatum)?
- [ ] Nettobetrag, USt-Satz, USt-Betrag, Bruttobetrag korrekt?
- [ ] Bei Kleinunternehmer: § 19-Hinweis vorhanden?
- [ ] Bei EU-B2B: USt-IdNr. beider Parteien + Reverse-Charge-Hinweis?
- [ ] Bei GmbH: Handelsregisternummer und Geschäftsführer angegeben?
Pflichtangaben automatisch generieren
Invoice Creator übernimmt alle gesetzlichen Pflichtangaben automatisch — je nach ausgewähltem Land, Status (Kleinunternehmer, Regelbesteuerung, GmbH) und Kundentyp (Inland, EU-Unternehmen, Drittland). Die Reverse-Charge-Angabe erscheint automatisch, wenn Sie eine ausländische USt-IdNr. eingeben.
Für Freiberufler und Selbstständige eliminiert das die häufigsten Fehlerquellen bei der Rechnungsstellung — ohne dass Sie jedes Mal die gesetzlichen Grundlagen nachschlagen müssen.