Una factura pagada es una factura en la que se deja constancia de que el importe ya ha sido cobrado. Es un documento muy útil como justificante para clientes, gestorías, subvenciones o trámites internos de empresa.
La clave es esta: no se emite una factura nueva. Se usa la factura original y se añade una mención clara indicando que está pagada.
Qué poner en una factura pagada
La fórmula más sencilla es:
Factura pagada el 6 de mayo de 2026 mediante transferencia bancaria. Saldo pendiente: 0 EUR.
También puedes añadir:
- importe cobrado,
- referencia del pago,
- sello o firma,
- la expresión "pagada en su totalidad".
Lo importante es que cualquier persona pueda ver de inmediato que esa factura ya no está pendiente de cobro.
Modelo de factura pagada
Puedes conservar el PDF original y añadir un bloque visible como este:
| Campo | Ejemplo | | ----------------- | ---------------------- | | Número de factura | 2026-041 | | Importe original | 1.060 EUR | | Fecha de cobro | 6 de mayo de 2026 | | Medio de pago | Transferencia bancaria | | Estado | Pagada en su totalidad | | Saldo pendiente | 0 EUR |
Texto recomendado:
Factura pagada el 6 de mayo de 2026 mediante transferencia bancaria. Importe recibido: 1.060 EUR. Saldo pendiente: 0 EUR.
Factura pagada, recibo y justificante bancario
No son exactamente lo mismo.
Factura pagada
Es la propia factura con la constancia del cobro. Suele ser la opción más práctica porque une operación y pago en un solo documento.
Recibo
Es un documento aparte que acredita que has recibido una cantidad. Puede servir, pero no siempre muestra con tanto detalle a qué factura corresponde.
Justificante de transferencia
Prueba que se ordenó o recibió un pago, pero no siempre conecta bien con la operación facturada. Lo ideal es usarlo como complemento, no como sustituto.
Cuándo conviene emitirla
Solo cuando el pago esté realmente abonado. No basta con que el cliente te diga que lo ha enviado o te remita una captura. Espera a tener confirmación efectiva del ingreso.
Esto es especialmente importante cuando la factura tenía un vencimiento concreto o cuando estás gestionando retrasos de pago. En esos casos, nuestra guía sobre facturas impagadas puede ayudarte con el proceso previo.
Errores frecuentes
Emitir una segunda factura
No debes crear una nueva factura numerada como "factura pagada". La numeración original se mantiene.
Marcarla como pagada antes de tiempo
Si el dinero no ha entrado, la factura sigue pendiente.
Cambiar importes o conceptos
La factura pagada no sirve para corregir errores. Si el importe estaba mal, lo correcto es emitir una factura rectificativa o el documento equivalente que corresponda.
Resumen
Una factura pagada es una forma sencilla y eficaz de acreditar que el cobro ya se ha producido. Mantén el número original, añade la fecha de pago, el medio utilizado y deja claro que el saldo es cero.
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