Una factura incompleta o incorrecta puede ser rechazada por el cliente, denegada como gasto deducible por Hacienda y sancionada con multas de hasta el 2 % del importe (art. 201 LGT). Aquí tienes la lista completa de lo que debe aparecer en cada factura que emitas en España.
Base legal: el Reglamento de Facturación
Las obligaciones en materia de facturación se regulan principalmente en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Facturación. Este reglamento diferencia entre:
- Factura completa: obligatoria en la mayoría de los casos
- Factura simplificada: para importes hasta 400 € IVA incluido o en determinados sectores (hostelería, transporte…)
Menciones obligatorias en la factura completa (art. 6 RD 1619/2012)
Estos datos son obligatorios en todas las facturas completas:
- Número de factura y, en su caso, serie — correlativo y sin saltos
- Fecha de expedición de la factura
- Fecha de realización de la operación, si es distinta de la fecha de expedición
- Nombre y apellidos o denominación social del emisor
- Número de identificación fiscal (NIF) del emisor
- Domicilio del emisor y del destinatario
- Nombre y apellidos o denominación social del destinatario
- NIF del destinatario (siempre en B2B; también en B2C si el destinatario lo solicita)
- Descripción de las operaciones: bienes entregados o servicios prestados
- Base imponible de las operaciones (importe neto sin IVA)
- Tipo impositivo aplicado (IVA al 21 %, 10 % o 4 %, o tipo 0 %)
- Cuota tributaria (importe del IVA)
- Importe total de la factura (base imponible + IVA)
- En operaciones exentas de IVA: referencia a la disposición legal aplicable
- En autoconsumo o en operaciones sujetas a inversión del sujeto pasivo: mención expresa
Caso especial: autónomo en régimen general de IVA
Si estás dado de alta en el régimen general de IVA, tu factura incluye normalmente:
- IVA al 21 % para la mayoría de los servicios profesionales
- Retención IRPF del 15 % (o 7 % durante los dos primeros años de actividad como nuevo autónomo) si el cliente es una empresa o profesional que actúa como retenedor
La retención del IRPF se resta del total a cobrar. Ejemplo:
Honorarios: 2.000 € + IVA 21 % (420 €) = 2.420 € — Retención 15 % IRPF (300 €) = Total a cobrar: 2.120 €
La retención no es un gasto: es un adelanto del IRPF que Hacienda te devolverá (o que compensará) en tu declaración anual.
Caso especial: autónomo en recargo de equivalencia
El recargo de equivalencia se aplica a comerciantes minoristas que no transforman los productos que venden. Si estás en este régimen:
- No puedes deducir el IVA soportado en tus compras
- El IVA que soportas incluye ya el recargo (el proveedor te lo aplica)
- Tus facturas de venta no incluyen recargo de equivalencia — ese es un asunto entre tú y tu proveedor
Caso especial: operaciones intracomunitarias B2B (UE)
Si facturas a una empresa con NIF-IVA de otro país de la UE, se aplica la inversión del sujeto pasivo:
- No incluyes IVA español en la factura
- Ambos NIF-IVA (el tuyo y el del cliente) deben aparecer en la factura
- Debes incluir la mención: «Inversión del sujeto pasivo — art. 194 Directiva IVA» o equivalente
Verifica el NIF-IVA del cliente antes de emitir la factura a través del sistema VIES de la UE.
Caso especial: exportaciones fuera de la UE
Las exportaciones de bienes y, en muchos casos, las prestaciones de servicios a destinatarios fuera de la UE están exentas de IVA:
- Para bienes: exención según art. 21 LIVA (exportaciones directas)
- Para servicios: según la regla de localización del art. 69 LIVA, muchos servicios B2B prestados a no establecidos en la UE quedan fuera del ámbito del IVA español
En la factura debe constar la mención de exención y la referencia legal correspondiente.
La factura simplificada: cuándo y cómo
La factura simplificada puede utilizarse cuando:
- El importe no supera 400 € IVA incluido
- Se trata de operaciones de determinados sectores (venta al por menor, hostelería, transporte de viajeros, aparcamientos)
Solo incluye: fecha, NIF del emisor, tipo impositivo (o indicación de que el precio ya incluye el IVA) e importe total. No permite el deducción del IVA por parte del cliente, por lo que si el cliente es empresa, generalmente pedirá factura completa.
Errores más frecuentes
| Error | Consecuencia | |---|---| | No indicar el NIF del cliente en B2B | La factura no es deducible para el cliente | | Olvidar la retención IRPF | Error en la declaración trimestral del cliente | | Numeración con saltos o duplicados | Sanción por infracción formal | | No indicar la fecha de realización cuando es distinta | Riesgo de rechazo por Hacienda | | No incluir «inversión del sujeto pasivo» en B2B intracomunitario | Problema en la declaración del modelo 349 | | Emitir factura simplificada cuando el cliente es empresa | El cliente no podrá deducir el IVA |
Checklist antes de enviar
- [ ] Número de factura correlativo y sin duplicados
- [ ] Fecha de expedición y, si distinta, fecha de operación
- [ ] Datos completos del emisor: nombre/razón social, NIF, dirección
- [ ] Datos del destinatario: nombre/razón social, NIF, dirección
- [ ] Descripción precisa del bien o servicio
- [ ] Base imponible, tipo IVA, cuota IVA, total
- [ ] Retención IRPF si aplica
- [ ] NIF-IVA de ambas partes + mención «inversión del sujeto pasivo» si es B2B intracomunitario
- [ ] Mención de exención si corresponde
Genera facturas conformes automáticamente
Invoice Creator aplica automáticamente todas las menciones obligatorias según el perfil del emisor y el tipo de operación. La retención IRPF, la mención de inversión del sujeto pasivo, la exención de IVA: todo se configura una vez y se aplica a cada factura. Para autónomos y freelance que facturan regularmente, esto elimina los errores de cumplimiento sin necesidad de conocer el reglamento de memoria.