Vous avez avancé des frais pour le compte d'un client — billet de train, nuit d'hôtel, location de matériel. Comment les faire figurer sur votre facture ? La réponse dépend d'une distinction juridique importante entre débours et frais refacturés, qui n'a rien d'anodin sur le plan TVA.
Débours vs frais refacturés : la distinction clé
Les débours
Un débours est une dépense que vous avez engagée au nom et pour le compte de votre client, en agissant comme simple mandataire. Le client vous rembourse exactement le montant que vous avez avancé, sans marge ni commission.
Conditions pour qu'une dépense soit un débours :
- Elle est engagée explicitement pour le compte du client (pas pour votre propre activité)
- Elle est facturée au client pour le montant exact, sans majoration
- Vous pouvez fournir les justificatifs originaux (la facture est au nom du client, pas au vôtre)
Conséquence TVA : les débours ne sont pas soumis à la TVA et ne s'ajoutent pas à votre base imposable. Vous les listez sur votre facture comme remboursement, hors TVA.
Les frais refacturés
Si vous engagez des dépenses en votre propre nom (la facture du fournisseur est à votre nom), puis les répercutez sur votre client — éventuellement avec une marge — il ne s'agit pas de débours mais de frais refacturés. Ils font partie de votre prestation et sont soumis à la TVA dans les mêmes conditions que vos honoraires.
Résumé :
| | Débours | Frais refacturés | |---|---|---| | Facture fournisseur au nom de | Client | Prestataire (vous) | | Marge autorisée | Non | Oui | | Soumis à TVA ? | Non | Oui | | À inclure dans la base imposable | Non | Oui |
Comment inscrire des frais sur une facture
Cas 1 : débours (remboursement exact)
Listez le remboursement sur une ligne dédiée, distincte de vos honoraires, avec la mention « remboursement de frais » et sans TVA :
Honoraires de conseil — mai 2026 2 000,00 € HT
TVA 20 % 400,00 €
Remboursement de frais (débours) :
– Billet SNCF Paris–Lyon aller-retour 89,00 €
– Nuitée hôtel 14/05/2026 120,00 €
Sous-total débours 209,00 € (hors TVA)
Total à régler 2 609,00 €
Joignez les justificatifs en pièce jointe ou mentionnez qu'ils sont disponibles sur demande.
Cas 2 : frais refacturés (avec TVA)
Intégrez les frais dans vos lignes de prestation habituelles, avec TVA :
Honoraires de conseil — mai 2026 2 000,00 € HT
Frais de déplacement (train + hôtel) 209,00 € HT
——————————
Total HT 2 209,00 €
TVA 20 % 441,80 €
Total TTC 2 650,80 €
Si vous êtes en franchise de TVA (auto-entrepreneur sous le seuil), toutes vos lignes — y compris les frais — sont sans TVA. Consultez notre article sur la TVA pour auto-entrepreneur pour vérifier votre régime.
Les types de frais les plus courants
Frais de déplacement
Train, avion, carburant, péages, parking — souvent les plus fréquents. Si vous utilisez votre véhicule personnel, vous pouvez appliquer le barème kilométrique de l'administration fiscale et refacturer le montant correspondant (à vérifier avec votre comptable selon votre statut).
Frais d'hébergement et de restauration
Nuits d'hôtel, repas lors de déplacements chez le client. Joignez les justificatifs pour crédibiliser la note.
Achats de matériel ou fournitures
Si vous achetez du matériel spécifique pour un projet client (logiciel, équipement de mesure, consommables), vous pouvez le refacturer. La facture fournisseur est en votre nom → frais refacturés avec TVA.
Sous-traitance
Si vous faites appel à un sous-traitant pour une partie du projet, leur prestation peut être refacturée. Dans ce cas, elle s'intègre généralement dans vos honoraires ou fait l'objet d'une ligne dédiée.
Mentionner les frais dans votre devis ou contrat
La bonne pratique est d'anticiper le remboursement des frais dès le devis. Précisez :
- Les types de frais susceptibles d'être engagés
- S'ils sont remboursés au réel sur justificatifs ou via un forfait
- Éventuellement, un plafond
Un client qui a validé un devis mentionnant « frais de déplacement remboursés sur justificatifs » ne peut pas contester la ligne en fin de mission. Utilisez nos modèles de devis pour intégrer cette clause dès le départ.
Frais et mentions obligatoires
Aucune mention légale spécifique n'est requise pour les frais sur une facture, au-delà de la description claire de chaque ligne. L'essentiel est que :
- Chaque ligne soit suffisamment décrite (nature du frais, date, montant)
- La distinction TVA / hors TVA soit correcte selon la nature du frais
- Les justificatifs soient conservés dans votre comptabilité
Créer une facture avec des lignes de frais
Invoice Creator vous permet d'ajouter autant de lignes que nécessaire sur votre facture, avec un contrôle individuel du taux de TVA par ligne — idéal pour faire coexister des honoraires taxés et des débours hors TVA. Téléchargez le PDF en quelques clics, sans compte ni abonnement. Pour les freelances qui mélangent honoraires et frais sur leurs missions, c'est la façon la plus simple d'avoir une facture claire et professionnelle.