Cuando un autónomo paga una tasa, un registro o un desplazamiento por cuenta de un cliente y se lo traslada en la factura, surge una duda fiscal habitual: ¿ese importe lleva IVA o no? La respuesta depende de si se trata de un gasto suplido o de un gasto propio repercutido, dos figuras que Hacienda trata de forma completamente distinta y que conviene no confundir para evitar errores en la declaración del IVA.
¿Qué es un gasto suplido?
Un gasto suplido es una cantidad que el autónomo paga en nombre y por cuenta del cliente, en virtud de un mandato expreso de este, y que después le traslada en la factura sin margen ni beneficio alguno. El autónomo actúa como simple intermediario del pago: el gasto es del cliente, no del profesional, aunque sea este quien adelante el dinero.
La base legal está en el artículo 78.Tres.3º de la Ley 37/1992 del IVA, que excluye expresamente estas partidas de la base imponible del impuesto. Al no formar parte de la base imponible, el suplido se traslada sin IVA, con independencia del tipo impositivo que grave la prestación principal.
Ejemplos típicos de gastos suplidos:
- Tasas de registro de la propiedad o del registro mercantil pagadas por un gestor o abogado en nombre del cliente
- Aranceles notariales abonados por un asesor en representación de su cliente
- Tasas administrativas (por ejemplo, una tasa de un organismo público) pagadas por un gestor en nombre del titular del expediente
- Honorarios de un tercero profesional contratado y pagado directamente a nombre del cliente final
Gastos suplidos vs. gastos propios repercutidos
Esta distinción es la que genera más confusión entre autónomos. No son lo mismo:
| Concepto | Gasto suplido | Gasto propio repercutido | |---|---|---| | ¿De quién es el gasto? | Del cliente (el autónomo solo lo adelanta) | Del autónomo (es un coste de su propia actividad) | | ¿A nombre de quién va la factura del proveedor? | Del cliente | Del autónomo | | ¿Lleva IVA al refacturarlo? | No | Sí, al tipo general aplicable | | ¿Puede llevar margen o beneficio? | No, importe exacto sin alteración | Sí, puede incluir margen | | Ejemplo | Tasa registral pagada en nombre del cliente | Billete de tren del propio autónomo para visitar al cliente |
Un desplazamiento, una comida de trabajo o el material que compra el autónomo para ejecutar el proyecto no son suplidos: son gastos propios de su actividad que, si se refacturan al cliente, deben llevar IVA igual que el resto de la prestación. Solo el dinero que el autónomo paga a nombre del cliente, sin ser el destinatario real del gasto, puede tratarse como suplido.
Requisitos para que Hacienda lo admita como suplido
Para que un importe pueda excluirse de la base imponible del IVA como gasto suplido, deben cumplirse varios requisitos de forma simultánea:
- Mandato expreso del cliente: el cliente debe haber autorizado explícitamente al autónomo a realizar ese pago en su nombre, ya sea en el contrato, en el encargo profesional o por escrito.
- Factura o justificante a nombre del cliente, no del autónomo. El documento que acredita el gasto (factura del notario, justificante de la tasa, etc.) debe identificar al cliente final como destinatario real, no al profesional que lo gestiona.
- Traslado del importe exacto, sin incremento, comisión ni margen de ningún tipo. En cuanto se añade un recargo, el importe deja de ser un suplido y pasa a tratarse como un servicio propio sujeto a IVA.
- Contabilización en cuentas específicas: el autónomo debe registrar estos movimientos en cuentas de "gastos por cuenta de terceros" o equivalentes, separadas de sus propios gastos e ingresos, para poder justificar el tratamiento ante una eventual comprobación.
Si falta cualquiera de estos requisitos —por ejemplo, si la factura del tercero está a nombre del autónomo en lugar del cliente—, Hacienda puede recalificar el importe como un gasto propio repercutido, exigiendo el IVA correspondiente más los recargos e intereses de demora.
Cómo reflejar un suplido en la factura
El suplido debe aparecer como una línea separada, claramente diferenciada de la base imponible de la prestación principal, y sin IVA aplicado sobre ese importe:
Asesoramiento y trámite de constitución de sociedad
Honorarios profesionales (base imponible): 900,00 €
IVA 21 %: 189,00 €
Subtotal servicios: 1.089,00 €
Suplido — Tasas Registro Mercantil
(según justificante adjunto a nombre del cliente): 150,00 €
TOTAL FACTURA: 1.239,00 €
Es recomendable adjuntar o referenciar el justificante original del gasto (factura, tasa o recibo a nombre del cliente) como soporte documental del suplido, especialmente si la factura va a ser objeto de comprobación o si el cliente necesita acreditar el gasto ante un tercero.
Tratamiento en el IRPF
A efectos del IRPF, el importe del suplido no constituye un ingreso para el autónomo, ya que no es una contraprestación por su trabajo: es dinero del cliente que únicamente transita por su contabilidad. Por tanto, el suplido no se incluye en la base de cálculo del rendimiento neto de la actividad económica, ni genera retención de IRPF, a diferencia de los honorarios propios.
Esto contrasta con los gastos propios repercutidos, que sí forman parte del ingreso del autónomo y, en consecuencia, sí están sujetos a retención de IRPF cuando el cliente está obligado a practicarla. Para repasar cómo funciona esa retención en los honorarios propios, consulta nuestra guía sobre el IRPF en la factura del autónomo.
Errores frecuentes al facturar suplidos
- Aplicar IVA a un suplido real: si el gasto cumple los cuatro requisitos anteriores, no debe llevar IVA. Aplicarlo por sistema es un error habitual que infla indebidamente la factura.
- Tratar como suplido un gasto que está a nombre del autónomo: si la factura del proveedor identifica al profesional y no al cliente, fiscalmente es un gasto propio, no un suplido, aunque el autónomo lo pague "por" el cliente.
- Añadir un margen al importe trasladado: cualquier recargo, por pequeño que sea, convierte el suplido en un servicio sujeto a IVA.
- No conservar el justificante a nombre del cliente: sin este soporte, es difícil defender el tratamiento ante una inspección.
Factura sin errores, también con suplidos
Separar correctamente honorarios, IVA y suplidos en una misma factura evita errores frecuentes en la liquidación del IVA. Invoice Creator te permite añadir líneas independientes para cada concepto —incluidos los suplidos sin IVA— y mantener un documento claro y conforme con la normativa, igual que en cualquier factura por servicios habitual.
Antes de aplicar el tratamiento de suplido a un gasto, comprueba siempre que dispones del mandato del cliente y de la factura del tercero a su nombre: son los dos elementos que Hacienda revisa primero ante cualquier duda.