Un impagado es uno de los mayores problemas para cualquier autónomo o pyme. La ley española te da herramientas sólidas para reclamar — pero tienes que actuar con método y documentar cada paso. Aquí tienes la estrategia en tres fases, con modelos de carta incluidos.
Antes de reclamar: verifica lo esencial
Antes de enviar cualquier comunicación, comprueba:
- La factura fue enviada y el cliente la recibió (¿tienes confirmación de entrega?)
- La fecha de vencimiento ha pasado realmente
- Los datos de pago (IBAN, número de factura) son correctos en el documento
Un error en el IBAN o una factura que nunca llegó invalidan cualquier reclamación y dan argumentos al deudor. Asegúrate también de que la factura incluye todas las menciones obligatorias exigidas — una factura incompleta puede ser impugnada.
Fase 1: Reclamación amistosa (días 1–7 tras el vencimiento)
El primer contacto debe ser cordial y factual. La mayoría de los retrasos son descuidos, no impagos deliberados.
Asunto: Recordatorio – Factura nº [X] – vencida el [fecha]
Estimado/a [Nombre]:
Me pongo en contacto con usted en relación con la factura nº [número], de fecha [fecha], por importe de [X] €, cuyo vencimiento era el [fecha].
Es posible que el pago se haya cruzado o se haya retrasado por motivos administrativos. En tal caso, le ruego que ignore este mensaje.
En caso contrario, le agradecería que me confirmase la fecha prevista de pago o que tramitase la transferencia al número de cuenta que figura en la factura adjunta.
Quedo a su disposición para cualquier consulta.
Un cordial saludo, [Su nombre]
Adjunta siempre la factura original al correo. No des por hecho que el cliente la tiene a mano.
Fase 2: Reclamación formal (días 10–15)
Sin respuesta ni pago en 7–10 días, sube el tono. Menciona los intereses de demora — esto muestra que conoces tus derechos y que el retraso tiene un coste real.
Asunto: Reclamación formal – Factura nº [X] – [importe total] €
Estimado/a [Nombre]:
A pesar de mi comunicación del [fecha del primer correo], la factura nº [número] por importe de [X] € sigue sin estar abonada a día de hoy.
De acuerdo con la Ley 3/2004 de medidas de lucha contra la morosidad, a partir del día siguiente al vencimiento se devengan automáticamente intereses de demora al tipo del BCE + 8 puntos porcentuales, así como una indemnización por costes de cobro de 40 €.
Le solicito que abone el importe total de [X + intereses + 40 €] antes del [fecha límite en 7 días], desglosado como sigue:
– Principal: [X] € – Intereses de demora ([N] días × [tipo diario]): [Y] € – Indemnización por costes de cobro (art. 8 Ley 3/2004): 40,00 € – Total: [suma] €
Si existe alguna dificultad de pago, estaré encantado/a de estudiar un plan de pagos. Espero su respuesta antes del [fecha].
Atentamente, [Su nombre]
Para conocer todos los derechos que la ley te reconoce como acreedor — tipos de interés, plazos legales, indemnizaciones — consulta nuestro artículo sobre los plazos de pago y la Ley de Morosidad.
Fase 3: Burofax o requerimiento notarial (días 20–25)
Si el cliente sigue sin pagar y sin dar señales de vida, es el momento de un requerimiento formal con valor probatorio ante los tribunales.
Opciones:
- Burofax con certificación de contenido y acuse de recibo: el método más habitual, coste aproximado de 15–30 € en Correos. Tiene pleno valor probatorio.
- Requerimiento notarial: más formal y caro, recomendable para deudas de importes elevados.
El requerimiento debe incluir:
- Identificación completa de acreedor y deudor (nombre, NIF, domicilio)
- Descripción de la deuda: número de factura, fecha, importe principal + intereses + 40 €
- Un último plazo para pagar (generalmente 10 días hábiles)
- Advertencia expresa de que, en caso de no pago, se interpondrá un procedimiento monitorio
Cuando todo falla: el procedimiento monitorio
El procedimiento monitorio (arts. 812–818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil) es la vía judicial más rápida y económica para reclamar deudas dinerarias vencidas, líquidas y exigibles. No existe límite de cuantía.
Pasos:
- Presentas la solicitud ante el juzgado de primera instancia del domicilio del deudor
- Adjuntas la factura, los justificantes de envío y tu documentación de las reclamaciones previas
- El juzgado notifica al deudor, que tiene 20 días para pagar u oponerse
- Si no se opone, se despacha ejecución automáticamente
- Si se opone, el procedimiento puede derivar en juicio verbal (deudas < 15.000 €) o juicio ordinario (> 15.000 €)
Para deudas inferiores a 2.000 €, no es obligatorio abogado ni procurador. Para importes mayores, considera contar con representación legal.
Resumen: tabla de tiempos y escalada
| Fase | Cuándo | Medio | Tono | |---|---|---|---| | Recordatorio amistoso | Día 1–3 tras vencimiento | Correo electrónico | Cordial, factual | | Reclamación formal | Día 10–15 | Correo + llamada | Firme, profesional | | Burofax | Día 20–25 | Burofax certificado | Formal, jurídico | | Procedimiento monitorio | Tras plazo del burofax | Juzgado | — |
Cómo evitar los impagos desde el principio
La mejor reclamación es la que nunca tienes que hacer:
- Pide un anticipo: un 30–50 % antes de empezar reduce drásticamente el riesgo. Una factura de anticipo lo formaliza.
- Incluye la fecha de vencimiento en el presupuesto: el cliente lo firma y lo acepta antes de que comiences el trabajo. Usa una plantilla de presupuesto profesional.
- Factura el mismo día que entregues: cuanto más tiempo pase, menos urgencia percibe el cliente.
- Menciona las penalizaciones en cada factura: que el cliente sepa desde el principio que el retraso tiene un coste.
Invoice Creator incluye automáticamente la cláusula de intereses de demora y la fecha de vencimiento en cada factura generada — sin que tengas que redactarla manualmente cada vez. Así, desde la primera factura, tienes todos los elementos legales en su sitio.