Der Versand einer Rechnung per E-Mail ist heute Standard — und trotzdem schleichen sich dabei regelmäßig Fehler ein, die den Zahlungseingang verzögern oder im schlimmsten Fall die steuerliche Anerkennung der Rechnung gefährden. In diesem Leitfaden finden Sie alle Informationen, die Sie für einen korrekten und professionellen E-Mail-Rechnungsversand brauchen: von der Wahl des Dateiformats über die Betreffzeile bis zur Begleitmail-Vorlage.
Darf man eine Rechnung per E-Mail versenden?
Ja. Eine Rechnung per E-Mail zu versenden ist in Deutschland grundsätzlich zulässig. Der Gesetzgeber setzt seit Jahren auf Bürokratieabbau und hat die Zulässigkeit des elektronischen Rechnungsversands in § 14 Abs. 1 UStG verankert.
Wichtig: Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Übermittlung nicht explizit zustimmen — es sei denn, es handelt sich um eine strukturierte E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD), die für bestimmte öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben ist. Für die normale Geschäftspraxis zwischen Unternehmen und Freiberuflern reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail vollständig aus.
Zur wachsenden Bedeutung der strukturierten E-Rechnung und den neuen Pflichten ab 2025/2026 lesen Sie auch unseren Beitrag zur E-Rechnung-Pflicht 2025/2026.
Welches Format für die Rechnungsdatei?
Verwenden Sie immer PDF als Dateiformat für die Rechnung. PDF-Dokumente sind:
- auf allen Geräten einheitlich darstellbar
- nicht editierbar (wichtig für die Unveränderlichkeit der Rechnung)
- von allen Buchhaltungssystemen akzeptiert
- leicht archivierbar nach GoBD-Anforderungen
Keine Word- oder Excel-Dateien für Rechnungen. Diese lassen sich leicht verändern, was aus Sicht der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) problematisch sein kann.
Dateiname der Rechnung
Benennen Sie die Datei eindeutig und nachvollziehbar, zum Beispiel:
Rechnung_FR-2026-021_MeyerGmbH.pdfFACT-2026-005_Coaching-Session-Mai.pdf
Vermeiden Sie generische Dateinamen wie rechnung.pdf oder final_v3.pdf, die beim Empfänger zu Verwirrung führen und sich später nicht ohne Weiteres zuordnen lassen.
Vorlage für die Begleitmail (Erstkontakt oder neue Kunden)
Nutzen Sie diese Vorlage für den ersten Rechnungsversand an einen neuen Kunden oder bei einem einmaligen Auftrag.
Betreff: Rechnung Nr. FR-2026-021 – [Leistungsbezeichnung] – fällig am [Datum]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
anbei erhalten Sie meine Rechnung Nr. FR-2026-021 über [Betrag] € für [kurze Leistungsbeschreibung].
Der Betrag ist bis zum [Fälligkeitsdatum] per Überweisung zu begleichen. Die Bankverbindung entnehmen Sie bitte dem beigefügten Dokument.
Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen [Ihr vollständiger Name] [Berufsbezeichnung / Unternehmen] [Telefon und/oder Webseite]
Kurz, sachlich und professionell — genau so sollte eine Begleitmail aussehen. Der Empfänger erhält alle wesentlichen Informationen, ohne die Anlage öffnen zu müssen.
Vorlage für die Begleitmail (Stammkunde / wiederkehrende Rechnung)
Bei Kunden, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten, können Sie kürzer und direkter formulieren.
Betreff: Rechnung [Nummer] – [Monat/Zeitraum] – [Ihr Name oder Unternehmen]
Hallo [Vorname],
ich sende Ihnen wie vereinbart meine Rechnung für [Monat/Zeitraum] über [Betrag] € mit Fälligkeit am [Datum].
Die Kontoverbindung ist unverändert. Bitte melden Sie sich, falls Fragen auftauchen.
Mit freundlichen Grüßen [Ihr Vorname]
Mit einem vertrauten Kunden funktioniert Effizienz besser als Formalität — solange der Ton professionell bleibt.
Vorlage für eine Abschlagsrechnung
Wenn Sie vor Projektbeginn eine Abschlagszahlung anfordern, sollten Sie das in der Begleitmail klar benennen, um Verwechslungen mit der Schlussrechnung zu vermeiden.
Betreff: Abschlagsrechnung Nr. [Nummer] – [Projektname] – Zahlung vor Beginn
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
anbei erhalten Sie die Abschlagsrechnung für das Projekt [Projektname] in Höhe von [Betrag] €, entsprechend [Prozentzahl] % des Gesamthonorars.
Diese Zahlung ist Voraussetzung für den vereinbarten Projektstart am [Datum]. Die Schlussrechnung wird nach Abschluss der Arbeiten gestellt.
Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]
Die Betreffzeile richtig formulieren
Die Betreffzeile entscheidet oft, ob Ihre E-Mail sofort bearbeitet oder auf später verschoben wird. Ein guter Betreff für einen Rechnungsversand enthält:
- Das Wort „Rechnung" — unmissverständlich identifizierbar
- Die Rechnungsnummer — für Ablage und spätere Suche
- Einen kurzen Leistungshinweis — Kontext für den Empfänger
- Das Fälligkeitsdatum — signalisiert Dringlichkeit, ohne aufdringlich zu sein
Beispiele für gute Betreffzeilen:
Rechnung Nr. FR-2026-021 – SEO-Beratung April 2026 – fällig 31.05.2026Rechnung 021/2026 – Webdesign Relaunch – 2.800 € – Zahlung bis 15.06.Monatsrechnung Mai 2026 – Wartung WordPress – fällig 10.06.2026
Zu vermeiden:
- Nur „Rechnung" ohne Nummer oder Datum
- „Bitte begleichen" als Betreff
- Vage Angaben wie „Dokument anbei"
Wann sollte die Rechnung versendet werden?
Schicken Sie die Rechnung am Tag der Leistungserbringung oder Lieferung. Jeder Tag, den Sie damit warten, verringert die gefühlte Dringlichkeit beim Empfänger und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Rechnung ins nächste Zahlungsrun fällt.
Bei regelmäßigen Aufträgen — etwa einem Monatshonorar — etablieren Sie feste Versandtermine: Die Rechnung für Mai geht immer am 1. Juni raus, ohne Ausnahme. Diese Regelmäßigkeit schult auch die Buchhaltung Ihres Kunden, Ihre Rechnungen einzuplanen.
Empfehlenswert: Notieren Sie bei jedem Rechnungsversand das Sendedatum und die Fälligkeit in einer einfachen Liste oder Tabelle. So behalten Sie den Überblick und können bei Zahlungsverzug gezielt reagieren.
Rechtliche Anforderungen beim E-Mail-Versand
Beim Versand einer Rechnung per E-Mail gelten dieselben Inhaltspflichten wie bei einer Papierrechnung. Gemäß § 14 UStG muss die Rechnung mindestens enthalten:
- vollständiger Name und Anschrift von Leistungserbringer und Empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt
- Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag
- Gesamtbetrag
Eine vollständige Übersicht der Rechnungspflichtangaben nach § 14 UStG finden Sie in unserem Leitfaden dazu.
GoBD und Aufbewahrungspflicht
Per E-Mail erhaltene Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie maschinell auswertbar und unveränderlich bleiben. Als Empfänger sollten Sie:
- Rechnungs-E-Mails nicht nur als PDF drucken, sondern auch die originale E-Mail archivieren
- Das Datum des Posteingangs dokumentieren
- Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren (§ 147 AO)
Als Aussteller sollten Sie ebenfalls eine Kopie jeder versendeten Rechnung in digitaler Form aufbewahren — die bloße Speicherung der E-Mail im Postausgang reicht für eine ordnungsgemäße Archivierung in der Regel aus, sollte aber in einem unveränderlichen Format erfolgen.
Was tun bei ausbleibender Zahlung?
Wenn das Fälligkeitsdatum verstrichen ist ohne Zahlungseingang, folgen Sie einem klaren Eskalationsplan:
Schritt 1 – Freundliche Erinnerung (Tag 1 nach Fälligkeit): Kurze Nachfrage, neutral, mit Rechnung im Anhang. Die meisten Verzögerungen sind auf Versehen zurückzuführen.
Schritt 2 – Formelle Mahnung (7–14 Tage später): Verweis auf Zahlungsverzug, Ankündigung von Verzugszinsen und der gesetzlichen Mahngebühr. Unser Artikel Mahnung schreiben – Vorlage und Muster enthält fertige Vorlagen für diesen Schritt.
Schritt 3 – Letzte Mahnung mit Fristsetzung (nach weiteren 7–10 Tagen): Klare Frist, konkrete Konsequenzen (Inkassobüro, gerichtliches Mahnverfahren), dokumentiert per E-Mail oder Einschreiben mit Rückschein.
Für mehr Details zu Ihren Rechten bei Zahlungsverzug — inklusive Verzugszinsen und der gesetzlichen Pauschale von 40 € — lesen Sie unseren Beitrag zum Zahlungsziel auf Rechnungen.
Häufige Fehler beim Rechnungsversand per E-Mail
Rechnung als Word-Datei versenden
Word-Dokumente können verändert werden und sind für die digitale Archivierung nach GoBD-Anforderungen ungeeignet. Immer PDF verwenden.
Keinen Betreff oder einen nichtssagenden Betreff verwenden
Ein leerer oder zu allgemeiner Betreff erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail übersehen oder falsch abgelegt wird.
Fälligkeitsdatum nicht im Mailtext nennen
Das Fälligkeitsdatum sollte sowohl auf der Rechnung selbst als auch im Mailtext erscheinen. Wer die Anlage nicht sofort öffnet, sollte die Deadline trotzdem kennen.
Fehlerhafte Rechnung versenden und nicht korrigieren
Eine Rechnung mit falschem Betrag oder falschem Empfänger darf nicht einfach überschrieben werden. Stornieren Sie die fehlerhafte Rechnung und stellen Sie eine neue aus. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Stornorechnung.
An die falsche Person senden
Klären Sie vor dem Versand, wer in der Buchhaltung Ihres Kunden zuständig ist. Eine Rechnung, die beim falschen Ansprechpartner landet, wird oft Wochen lang nicht bearbeitet — ohne dass Sie es bemerken.
Fazit
Der Versand einer Rechnung per E-Mail ist einfach — aber nicht trivial. Mit einem korrekten PDF-Format, einer gut formulierten Betreffzeile und einer professionellen Begleitmail schaffen Sie die Grundlage für pünktliche Zahlungen und eine lückenlose Buchführung.
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