Rechnungen gehören zu den wichtigsten buchhalterischen Belegen eines Unternehmens — und für ihre Aufbewahrung gelten strenge gesetzliche Fristen. Wer Rechnungen zu früh vernichtet, riskiert steuerliche Nachteile, Bußgelder und Probleme bei Betriebsprüfungen. Wer sie digital aufbewahrt, ohne die GoBD-Anforderungen zu kennen, riskiert, dass die Dokumente steuerlich nicht anerkannt werden.
Dieser Leitfaden erklärt, wie lange Rechnungen aufzubewahren sind, welche Anforderungen an die digitale Archivierung gelten, und was Freiberufler, Gewerbetreibende und GmbHs jeweils beachten müssen.
Welche gesetzlichen Grundlagen gelten?
Die Aufbewahrungspflichten für Rechnungen ergeben sich aus drei Rechtsquellen:
- § 147 Abgabenordnung (AO): steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten für alle Steuerpflichtigen
- § 257 Handelsgesetzbuch (HGB): handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten für Kaufleute
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form): BMF-Schreiben mit technischen Anforderungen an die elektronische Archivierung
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
10 Jahre: Rechnungen als Buchungsbelege
Für Rechnungen, die als Buchungsbelege dienen — also nahezu alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen —, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Diese Frist gilt sowohl steuerrechtlich (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) als auch handelsrechtlich (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB).
Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss also mindestens bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden.
6 Jahre: sonstige geschäftliche Unterlagen
Andere geschäftliche Unterlagen — Korrespondenz, Verträge, Angebote — müssen gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO nur 6 Jahre aufbewahrt werden. Für Rechnungen gilt jedoch in aller Regel die 10-Jahres-Frist, da sie buchhalterische Belege darstellen.
Sonderfälle: verlängerte Fristen
In bestimmten Situationen kann die Aufbewahrungspflicht über 10 Jahre hinausgehen:
- Wenn gegen den Steuerpflichtigen ein steuerrechtliches Ermittlungsverfahren läuft oder eine Betriebsprüfung noch nicht abgeschlossen ist, verlängert sich die Frist entsprechend
- Bei Grundstücksgeschäften können Rechnungen und Belege wegen der möglichen Umsatzsteuerkorrektur nach § 15a UStG über 10 Jahre aufzubewahren sein
- Bestimmte Förder- und Zuschussverfahren schreiben eigene Aufbewahrungsfristen vor
Wer ist zur Aufbewahrung verpflichtet?
Kaufleute und Unternehmen (HGB)
Alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen — GmbH, AG, OHG, KG, Einzelkaufleute — unterliegen vollumfänglich der Aufbewahrungspflicht nach HGB und AO.
Freiberufler und Selbstständige
Freiberufler (Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Berater, Künstler) führen in der Regel keine Handelsbücher, sind aber zur Aufbewahrung von Buchungsbelegen nach § 147 AO verpflichtet — ebenfalls 10 Jahre für Rechnungen.
Kleinunternehmer und Einnahmen-Überschuss-Rechner (EÜR)
Auch wer lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt und nicht bilanzierungspflichtig ist, muss Belege 10 Jahre lang aufbewahren. Die vereinfachte Buchführung ändert nichts an der Aufbewahrungspflicht.
Privatpersonen
Für Privatpersonen gibt es grundsätzlich keine allgemeine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Eine Ausnahme: bei Handwerkerrechnungen und haushaltsnahen Dienstleistungen (§ 35a EStG) empfiehlt das Finanzamt, Rechnungen und Zahlungsbelege mindestens 2 Jahre aufzubewahren (faktisch bis zum Ablauf der steuerrechtlichen Festsetzungsfrist).
Anforderungen an die Archivierung
Papierbelege: Original oder Kopie?
Steuerrechtlich akzeptiert das Finanzamt grundsätzlich sowohl Originale als auch digitale Kopien von Papierbelegen, sofern die GoBD-Anforderungen erfüllt sind. Eine rein analoge Ablage (Ordner, Hängeregister) ist ebenfalls zulässig, wenn die Unterlagen vollständig und geordnet sind.
Digitale Rechnungen: GoBD-konforme Archivierung
Für elektronisch empfangene oder erstellte Rechnungen gelten besondere Anforderungen:
Unveränderlichkeit: Eine digitale Rechnung muss so gespeichert werden, dass sie nach der Archivierung nicht mehr verändert werden kann. Einfache PDF-Dateien, die in einem normalen Ordner auf dem PC liegen, erfüllen diese Anforderung nicht, da sie nachträglich editiert werden könnten.
Vollständigkeit: Alle Belege müssen lückenlos archiviert werden. Stichprobenartige Aufbewahrung ist nicht zulässig.
Unverzüglichkeit: Eingehende E-Mail-Rechnungen sollten zeitnah archiviert werden, bevor sie aus dem E-Mail-System gelöscht oder verschoben werden.
Lesbarkeit: Die archivierten Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell lesbar sein. Formate, die in 10 Jahren möglicherweise nicht mehr geöffnet werden können, sind problematisch.
Nachvollziehbarkeit: Die Archivierung muss so organisiert sein, dass ein Dritter (z.B. ein Betriebsprüfer) innerhalb angemessener Zeit jeden Beleg auffinden kann.
Welche Software ist GoBD-konform?
Es gibt keine offizielle Zertifizierung für GoBD-konforme Software. Anbieter von Buchhaltungsprogrammen und DMS (Dokumentenmanagementsystemen) bescheinigen in der Regel, dass ihre Software die GoBD-Anforderungen umsetzt. Prüfen Sie dabei:
- Ist eine revisionssichere Archivierung (keine nachträgliche Änderung) möglich?
- Werden Zeitstempel und Versionierungen gespeichert?
- Ist ein Backup-Konzept vorhanden und dokumentiert?
Ausdrucken und abheften als Lösung?
Viele Selbstständige drucken eingegangene E-Mail-Rechnungen einfach aus und heften sie ab. Das ist grundsätzlich möglich, aber es gibt Einschränkungen:
- Die Finanzverwaltung kann verlangen, dass auch die originale elektronische Form vorgehalten wird, wenn auf der Rechnung eine digitale Signatur vorhanden ist oder wenn die Rechnung aus einem strukturierten Format (XRechnung, ZUGFeRD) stammt.
- Für E-Rechnungen im XRechnung-Format (ab 2025/2026 für B2B-Rechnungen in Deutschland zunehmend verbreitet) ist die elektronische Archivierung im Originalformat zwingend — ausdrucken und ablegen reicht nicht aus. Mehr dazu in unserem Leitfaden zur E-Rechnungspflicht 2025/2026.
Praktische Checkliste zur Rechnungsarchivierung
Für Eingangsrechnungen
- [ ] Rechnung unmittelbar nach Eingang archivieren (nicht erst nach Bezahlung)
- [ ] Digitale Rechnungen im Original-PDF aufbewahren (nicht nur ausdrucken)
- [ ] XRechnung / ZUGFeRD-Rechnungen als XML-Datei aufbewahren
- [ ] Ablagestruktur nach Jahr und Lieferant oder nach Rechnungsnummer anlegen
- [ ] Backup auf einem separaten Datenträger oder Cloud-Dienst sicherstellen
Für Ausgangsrechnungen
- [ ] Eine Kopie jeder ausgestellten Rechnung aufbewahren
- [ ] Rechnungskopien in lückenloser Nummerierungsfolge archivieren
- [ ] Korrekturrechnungen und Stornos mit den Originalrechnungen gemeinsam ablegen
- [ ] Zahlungsbelege (Kontoauszüge) mit den entsprechenden Rechnungen verknüpfen
Was passiert bei Verletzung der Aufbewahrungspflicht?
Steuerliche Schätzung
Wenn Belege fehlen und die Buchführung dadurch nicht vollständig nachvollzogen werden kann, ist das Finanzamt berechtigt, Einkünfte und Umsätze zu schätzen (§ 162 AO). Schätzungen fallen in der Regel zu Ungunsten des Steuerpflichtigen aus.
Ordnungswidrigkeit
Die Verletzung der Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten kann als Ordnungswidrigkeit oder — in schwerwiegenden Fällen — als Steuerhinterziehung gewertet werden.
Probleme bei Betriebsprüfungen
Fehlende Belege bei einer Betriebsprüfung führen zu Nachfragen, Schätzungen und oft zu Steuernachzahlungen. Die Beweislast liegt beim Steuerpflichtigen: Wer den Betriebsausgabenabzug geltend machen will, muss die Rechnung vorweisen können.
Sonderfall: Rechnungen bei Immobilien und Bauleistungen
Für Rechnungen im Zusammenhang mit Immobilien gilt eine verlängerte Aufbewahrungsfrist. Aufgrund des 10-Jahres-Berichtigungszeitraums nach § 15a UStG (Vorsteuerberichtigung bei Grundstücken) sollten Rechnungen für Bauleistungen, Renovierungen oder Einbauten faktisch länger als 10 Jahre aufbewahrt werden — mindestens bis zum Ablauf des Berichtigungszeitraums plus die reguläre 10-jährige Aufbewahrungsfrist.
Rechnungen vernichten: wann ist es erlaubt?
Rechnungen dürfen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Dabei gelten folgende Regeln:
- Die Frist beginnt stets am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde
- Laufende Betriebsprüfungen oder schwebende Rechtsverfahren unterbrechen den Lauf der Frist
- Für die Vernichtung digitaler Belege gilt: Löschung aus dem Archivsystem und allen Backups
Tipp für Selbstständige: einfaches Ablagesystem
Wer keine professionelle Buchhaltungssoftware einsetzt, kann mit einem strukturierten Ordnersystem dennoch GoBD-konform archivieren:
- Jahresordner anlegen: Einen Ordner pro Geschäftsjahr für Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Lückenlose Sortierung: Rechnungen chronologisch oder nach Rechnungsnummer ablegen
- Digitales Backup: Monatlich alle digitalen Belege auf eine externe Festplatte oder einen verschlüsselten Cloud-Dienst kopieren
- Aktenvernichter vermeiden: Papierdokumente erst nach Ablauf der 10-Jahres-Frist vernichten
Rechnungen professionell erstellen und archivieren
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