Una de las preguntas más frecuentes de los autónomos y pequeños empresarios es cuánto tiempo deben conservar las facturas. La respuesta no es única: depende del tipo de documento, de la normativa que se aplique y de la situación fiscal del contribuyente. Guardar facturas más tiempo del necesario no perjudica, pero destruirlas antes de que venzan los plazos puede acarrear problemas graves con la Agencia Tributaria.
Este artículo explica los plazos legales aplicables en España, los requisitos para la conservación en formato digital y las consecuencias de no cumplir con las obligaciones de archivo.
¿Por qué existe la obligación de conservar facturas?
La conservación de facturas cumple dos funciones principales: permite a la Agencia Tributaria verificar la correcta tributación del contribuyente durante el plazo de prescripción fiscal, y sirve como prueba en caso de litigios mercantiles o laborales. Sin esa documentación, el autónomo no puede acreditar los gastos deducibles que ha declarado ni demostrar que ha facturado correctamente.
Los plazos legales vigentes en España
En España no existe un único plazo de conservación de facturas. Se aplican varios plazos en función de la normativa de referencia:
4 años: prescripción fiscal general (Ley General Tributaria)
El artículo 66 de la Ley General Tributaria (LGT) establece un plazo de prescripción de 4 años para que la Administración pueda revisar y liquidar deudas tributarias. Transcurridos 4 años desde la presentación de la declaración correspondiente, el ejercicio prescribe y Hacienda ya no puede reclamar por esa liquidación.
En la práctica, esto significa que las facturas relacionadas con declaraciones de IRPF, IVA o IS deben conservarse al menos 4 años desde la fecha límite de presentación de la declaración en la que se incluyeron.
Ejemplo: Una factura de gasto del ejercicio 2022 incluida en la declaración de IRPF presentada en junio de 2023 debería conservarse al menos hasta junio de 2027.
5 años: IVA (Ley del IVA y Reglamento de facturación)
El artículo 164.Uno.4.º de la Ley del IVA y el artículo 19 del Reglamento de Facturación exigen que los libros registros de IVA y las facturas se conserven durante 4 años, pero a efectos prácticos Hacienda puede iniciar actuaciones inspectoras sobre el IVA dentro del plazo de prescripción de 4 años, que en algunos casos puede extenderse. La doctrina y los asesores fiscales suelen recomendar conservar facturas de IVA durante al menos 5 años por seguridad.
6 años: Código de Comercio
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes contables durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros. Este plazo aplica independientemente del régimen fiscal del autónomo.
Para los autónomos que tributan en estimación directa y llevan contabilidad conforme al Código de Comercio, este plazo es el aplicable de referencia.
10 años: sociedades y grandes empresas
Las sociedades mercantiles (SL, SA) con obligación de llevar contabilidad formal según el Plan General Contable pueden estar sujetas a plazos adicionales en función de sus estatutos, de contratos de financiación o de exigencias de socios e inversores. En general, 10 años es el horizonte de referencia para empresas que pueden ser objeto de auditoría o due diligence.
Plazos especiales
- Subvenciones y ayudas públicas: Las facturas relacionadas con subvenciones del SEPE, el Fondo Social Europeo u otras administraciones pueden tener plazos de conservación propios, a menudo de 5 a 10 años desde el cobro o la justificación del gasto.
- Bienes de inversión: Las facturas de adquisición de bienes de inversión (maquinaria, vehículos, inmuebles) deben conservarse durante el período de regularización de la deducción de IVA (5 años para bienes muebles, 10 años para inmuebles) más el plazo de prescripción general.
¿Qué documentos hay que conservar exactamente?
La obligación de conservación no se limita a las facturas emitidas y recibidas. También deben guardarse:
- Facturas emitidas y sus copias
- Facturas recibidas (proveedores, subcontratistas)
- Facturas simplificadas (tickets) cuando sustituyan a facturas ordinarias
- Documentos aduaneros de importación (DUA)
- Autofacturas en operaciones de inversión del sujeto pasivo
- Libros registro de IVA (libro de facturas emitidas, libro de facturas recibidas, libro de bienes de inversión)
- Contratos relacionados con las operaciones facturadas
- Justificantes de pago asociados a las facturas (extractos bancarios, recibos de transferencia)
En caso de duda, la regla práctica es conservar todo documento que tenga relación con una operación económica declarada o deducida.
Conservación en formato digital: requisitos legales
El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) y la normativa de digitalización certificada permiten conservar facturas en formato digital. Sin embargo, no basta con escanear un documento y guardarlo en una carpeta del ordenador.
Requisitos del archivo digital
Autenticidad e integridad: El documento digitalizado debe garantizar que corresponde al original y que no ha sido modificado. Para las facturas en papel convertidas a formato digital, se exige el uso de un sistema de digitalización certificada que aplique una firma electrónica avanzada al fichero resultante.
Legibilidad: Los ficheros deben poder leerse durante todo el período de conservación. Los formatos obsoletos que no puedan abrirse en el futuro no son válidos.
Accesibilidad: En caso de inspección, el contribuyente debe poder facilitar a la Administración el acceso a los documentos digitalizados en un plazo razonable.
Conservación del original: Si la factura se recibe en formato electrónico (PDF, XML, EDI), debe conservarse en ese formato original. No es suficiente imprimirla y destruir el fichero.
Digitalización certificada de facturas en papel
Si se opta por destruir los originales en papel una vez digitalizados, el proceso debe cumplir los requisitos del artículo 7 del Reglamento de Facturación y la normativa de la Agencia Tributaria sobre digitalización certificada. Básicamente, el software utilizado debe estar homologado por la AEAT y aplicar una firma electrónica avanzada al documento resultante.
Sin este proceso homologado, la destrucción del papel puede suponer que el contribuyente no disponga de un justificante válido en caso de inspección.
Factura electrónica y el SII
Los autónomos y empresas sujetos al Suministro Inmediato de Información (SII) —obligatorio para grandes empresas y voluntario para otros— deben registrar las facturas en la sede electrónica de la AEAT en tiempo real. En estos casos, la AEAT dispone de los datos de las facturas, pero ello no exime al autónomo de conservar los documentos originales.
A partir de 2026, con la progresiva implantación de la factura electrónica obligatoria para autónomos y pymes, los plazos y requisitos de conservación se verán influenciados por los formatos estructurados (FacturaE, XSLT). Para más detalles, consulta nuestra guía sobre factura electrónica para autónomos 2026.
Consecuencias del incumplimiento
No conservar las facturas durante los plazos legales puede tener consecuencias graves:
Pérdida del derecho a la deducción de IVA
Si en una inspección el autónomo no puede presentar la factura que justifica la deducción de IVA, Hacienda puede regularizar esa deducción y exigir el ingreso del IVA más intereses de demora.
Sanción por infracción tributaria
El artículo 201 de la LGT tipifica como infracción tributaria grave el incumplimiento de las obligaciones de facturación y de conservación de facturas. Las sanciones pueden oscilar entre el 1 % y el 100 % del importe de las facturas no conservadas, con un mínimo de 300 €.
Impugnación de gastos deducibles en IRPF
Si Hacienda no puede contrastar el gasto declarado porque no existe la factura de respaldo, puede rechazar la deducción y practicar una liquidación complementaria con recargo.
Consejo práctico: sistema de archivo para autónomos
No hace falta un software complejo para cumplir con los plazos. Un sistema sencillo puede ser suficiente:
- Carpeta anual: una carpeta por año fiscal, con subcarpetas para facturas emitidas y recibidas
- Nombre de archivo estandarizado: por ejemplo,
2026-05-factura-proveedor-importe.pdf - Copia de seguridad: almacenamiento en la nube o disco externo para evitar pérdidas por avería
- Control de borrado: nunca eliminar facturas hasta que hayan transcurrido 6 años desde el cierre del ejercicio al que pertenecen
Si facturas con habitualidad, un generador de facturas que almacene todas tus facturas emitidas en la nube te facilita el cumplimiento de la obligación de conservación sin esfuerzo adicional.
Resumen de plazos
| Normativa | Plazo | Aplica a | |---|---|---| | Ley General Tributaria (art. 66) | 4 años | Todos los contribuyentes | | Código de Comercio (art. 30) | 6 años | Empresarios con contabilidad mercantil | | Reglamento de Facturación | 4 años (extensible) | Facturas de IVA | | Bienes de inversión (IVA) | 5–10 años | Bienes de inversión | | Subvenciones públicas | Variable (5–10 años) | Beneficiarios de ayudas |
La recomendación general para autónomos es conservar todas las facturas durante 6 años como mínimo, y 10 años para facturas de inversión en inmuebles o cuando existan subvenciones vinculadas.
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