Im Baugewerbe und Handwerk ist es selten praktikabel, erst nach Abschluss eines Projekts eine einzige Rechnung zu stellen. Bauvorhaben dauern Wochen oder Monate, der Materialaufwand ist erheblich, und die Liquidität des Auftragnehmers darf nicht vom guten Willen des Auftraggebers abhängen. Die Lösung ist die Abschlagsrechnung — eine Zwischenrechnung, die den bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erbrachten Leistungsstand abbildet.
Abschlagsrechnungen sind im Handwerk und Baugewerbe weit verbreitet, aber oft fehlerhaft ausgestellt. Fehlende Pflichtangaben, falsche Umsatzsteuerbehandlung oder Unklarheiten bei der Abgrenzung zur Schlussrechnung führen zu Zahlungsverzögerungen und Buchungsproblemen. Dieser Leitfaden erklärt, wie eine rechtskonforme Abschlagsrechnung aussieht — mit Muster und praktischen Hinweisen.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung für bereits erbrachte Teilleistungen innerhalb eines laufenden Auftrags. Sie ist keine Anzahlung — sie wird erst ausgestellt, nachdem die Leistung erbracht wurde, nicht vorher.
Der wichtigste Unterschied auf einen Blick:
| Dokumenttyp | Wann ausgestellt? | Bezug | | ----------------------- | -------------------------------------- | -------------------------------- | | Anzahlungsrechnung | Vor Beginn der Leistung | Vorauszahlung ohne Leistungsnachweis | | Abschlagsrechnung | Während der Ausführung | Tatsächlich erbrachte Teilleistungen | | Schlussrechnung | Nach Abschluss des Auftrags | Gesamtleistung minus Abschläge |
Eine Abschlagsrechnung setzt also eine bereits erbrachte Teilleistung voraus. Sie dokumentiert, was bis zum Rechnungsdatum fertiggestellt wurde, und beansprucht einen Betrag, der diesem Fortschritt entspricht.
Rechtsgrundlage: Wann hat der Auftragnehmer Anspruch auf Abschlagszahlungen?
Der Anspruch auf Abschlagszahlungen im Baugewerbe ergibt sich aus zwei Regelwerken:
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
Nach § 632a BGB hat der Unternehmer bei einem Werkvertrag das Recht, Abschlagszahlungen für in sich abgeschlossene Teilleistungen zu verlangen — auch wenn dies vertraglich nicht ausdrücklich vereinbart wurde. Voraussetzung ist, dass die Teilleistung abgrenzbar und abnahmefähig ist.
Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B)
Im VOB-Bauvertrag regelt § 16 Abs. 1 VOB/B den Anspruch auf Abschlagszahlungen. Dort ist vorgesehen, dass Abschlagszahlungen im vertraglich vereinbarten Zahlungsplan oder — wenn kein Plan besteht — in angemessenen zeitlichen Abständen gestellt werden können. Die Zahlungsfrist beträgt nach VOB/B 18 Werktage (nach BGB 30 Tage).
Muster einer Abschlagsrechnung
Hier ist ein vollständiges Beispiel für eine Abschlagsrechnung:
| Feld | Beispiel | | ------------------------- | ---------------------------------------------------------- | | Dokumenttyp | Abschlagsrechnung Nr. 1 | | Rechnungsnummer | AR-2026-012 | | Rechnungsdatum | 26. Mai 2026 | | Auftragnehmer | Klaus Dietrich Dachbau GmbH, Bergstraße 14, 80331 München | | Steuernummer | 123/456/78901 | | Auftraggeber | Familie Hartmann, Seeweg 8, 82335 Berg | | Auftrag / Referenz | Dachsanierung Einfamilienhaus, Angebotsnr. AN-2026-004 | | Leistungszeitraum | 4. Mai bis 23. Mai 2026 | | Bereits erbrachte Leistung | Abbruch Altdach, Lattung und Konterlattung komplett | | Leistungsstand | ca. 40 % der Gesamtleistung | | Abschlagsbetrag netto | 8.400,00 € | | USt 19 % | 1.596,00 € | | Gesamtbetrag brutto | 9.996,00 € | | Zahlungsziel | Zahlbar bis 12. Juni 2026 (18 Werktage nach VOB/B) | | Hinweis | Abschlagsrechnung — wird in der Schlussrechnung verrechnet |
Pflichtangaben auf der Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung muss alle Rechnungspflichtangaben nach § 14 UStG enthalten und zusätzlich einige bauspezifische Elemente:
Allgemeine Pflichtangaben (§ 14 UStG)
- Vollständiger Name und Anschrift des Auftragnehmers
- Vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung
- Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum
- Nettobetrag
- Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
- Gesamtbetrag brutto
Bauspezifische Angaben
- Bezeichnung als Abschlagsrechnung — ausdrücklich, z. B. „Abschlagsrechnung Nr. 1"
- Referenz auf den Auftrag — Angebotsnummer, Vertragsnummer oder Bezeichnung des Bauvorhabens
- Leistungszeitraum — von wann bis wann wurden die Leistungen erbracht
- Beschreibung der erbrachten Teilleistung — was genau wurde bisher fertiggestellt
- Hinweis, dass der Betrag in der Schlussrechnung verrechnet wird
Umsatzsteuer auf Abschlagsrechnungen
Abschlagsrechnungen unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer. Der korrekte Steuersatz hängt von der Art der Bauleistung ab:
| Leistungsart | USt-Satz | | ----------------------------------------------- | -------- | | Neubau (Rohbau, Schlüsselfertig) | 19 % | | Renovierung eines mehr als 2 Jahre alten Gebäudes | Je nach Leistung 7 % oder 19 % | | Grundsätzlich: meiste Handwerksleistungen | 19 % |
Reverse-Charge-Regelung (§ 13b UStG): Wenn der Auftraggeber ebenfalls ein Bauunternehmer ist, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, gilt die Steuerschuldumkehr. In diesem Fall weist der Auftragnehmer auf der Abschlagsrechnung keine Umsatzsteuer aus, sondern vermerkt: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG". Die Steuerschuld geht auf den Auftraggeber über.
Weitere Details zur Umsatzsteuer auf Rechnungen finden Sie in unserem Leitfaden.
Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung: der Unterschied in der Praxis
Die beiden Begriffe werden oft verwechselt, unterscheiden sich aber grundlegend:
Eine Anzahlungsrechnung wird vor Beginn der Leistung gestellt — sie sichert dem Auftragnehmer eine Vorauszahlung. Sie ist zulässig, wenn der Auftraggeber damit einverstanden ist, und wird in der Schlussrechnung als bereits geleistete Zahlung abgezogen.
Eine Abschlagsrechnung wird nach erbrachter Teilleistung gestellt. Sie setzt tatsächlich ausgeführte, abgrenzbare Arbeiten voraus.
Für Fragen zur Anzahlungsrechnung und ihrer korrekten Ausweisung lesen Sie unseren Beitrag zur Anzahlungsrechnung.
Wie viele Abschlagsrechnungen darf man stellen?
Es gibt keine gesetzliche Begrenzung der Anzahl der Abschlagsrechnungen. Die Praxis orientiert sich an:
- dem vertraglich vereinbarten Zahlungsplan (z. B. 30 % bei Auftragserteilung, 30 % nach Rohbau, 30 % nach Innenausbau, 10 % bei Abnahme),
- dem Baufortschritt und Zahlungsbedarf des Auftragnehmers,
- dem Zahlungsverhalten des Auftraggebers.
In der Regel sind 2 bis 4 Abschlagsrechnungen pro Bauvorhaben üblich. Bei sehr langen oder kapitalintensiven Projekten können es auch mehr sein.
Die Schlussrechnung: So werden Abschlagsrechnungen verrechnet
Die Schlussrechnung ist die abschließende Rechnung nach Fertigstellung und Abnahme des Werks. Sie stellt die Gesamtleistung in Rechnung und verrechnet alle bisher geleisteten Abschläge:
Berechnungsschema Schlussrechnung:
| Position | Betrag | | --------------------------------- | ---------- | | Gesamtauftragswert netto | 21.000 € | | Abschlagsrechnung Nr. 1 (netto) | – 8.400 € | | Abschlagsrechnung Nr. 2 (netto) | – 6.300 € | | Restbetrag netto | 6.300 € | | USt 19 % | 1.197 € | | Gesamtbetrag Schlussrechnung | 7.497 € |
Wichtig: Die Schlussrechnung verrechnet die Abschläge auf Nettobasis. Die Umsatzsteuer wird nur auf den verbleibenden Restbetrag berechnet — nicht nochmals auf die gesamte Auftragssumme.
Zahlungsfrist bei Abschlagsrechnungen
Die Zahlungsfrist bei Abschlagsrechnungen hängt vom anzuwendenden Regelwerk ab:
- Nach BGB (§ 632a): 30 Tage ab Fälligkeit (Standardregelung nach § 271a BGB)
- Nach VOB/B (§ 16 Abs. 1): 18 Werktage nach Zugang der Aufstellung
Für Verträge mit öffentlichen Auftraggebern gelten gesonderte Fristen. Unser Beitrag zum Zahlungsziel auf Rechnungen erläutert die allgemeinen Regeln, die auch für Bauleistungen gelten.
Skonto in Verbindung mit Abschlagsrechnungen
In einigen Bauverträgen wird zusätzlich ein Skonto für besonders schnelle Zahlung vereinbart, zum Beispiel „2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen". Das kann die Liquidität deutlich verbessern, muss aber transparent in die Zahlungsbedingungen aufgenommen werden. Achten Sie darauf, dass Skontofrist und reguläres Zahlungsziel klar getrennt sind. Details zur Berechnung und zur umsatzsteuerlichen Behandlung finden Sie in unserem Beitrag Skonto auf der Rechnung.
Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen
Keine ausdrückliche Bezeichnung als Abschlagsrechnung
Wird die Rechnung nicht als „Abschlagsrechnung" bezeichnet, kann es zu Verwirrung in der Buchhaltung des Auftraggebers kommen. Im schlimmsten Fall behandelt der Auftraggeber sie als Schlussrechnung — mit der Folge, dass spätere Schlussrechnungsforderungen als Doppelabrechnungen angesehen werden.
Fehlender Hinweis auf die Verrechnung in der Schlussrechnung
Ohne diesen Hinweis ist unklar, ob der Betrag eine eigenständige Forderung ist oder Teil eines laufenden Auftrags.
Umsatzsteuer falsch behandelt bei § 13b UStG
Wenn die Steuerschuldumkehr gilt, darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Ein Fehler hier kann zur Nachforderung durch das Finanzamt führen.
Leistungszeitraum fehlt
Ohne Angabe des Zeitraums, in dem die Teilleistung erbracht wurde, ist die Rechnung formal unvollständig — und der Auftraggeber kann sie zurückweisen.
Kumulieren ohne Abzug früherer Abschläge
Wenn die Schlussrechnung versehentlich die gesamte Auftragssumme ohne Abzug der Abschlagsrechnungen aufführt, wird doppelt abgerechnet. Die Gegenbuchung durch den Auftraggeber führt zu Streit und Verzögerung.
Zusammenfassung
Die Abschlagsrechnung im Baugewerbe ist ein unverzichtbares Instrument zur Liquiditätssicherung auf Baustellen. Sie dokumentiert den Leistungsstand zu einem bestimmten Zeitpunkt, beansprucht einen proportionalen Betrag, und wird in der Schlussrechnung vollständig verrechnet. Entscheidend ist die korrekte Bezeichnung, vollständige Pflichtangaben, die richtige Umsatzsteuerbehandlung und ein klarer Hinweis auf die spätere Verrechnung.
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