Vous avez émis et réglé une facture — mais combien de temps devez-vous la garder ? Beaucoup de freelances et d'indépendants l'ignorent ou s'en remettent à une règle floue de « 5 ans ». La réalité est plus nuancée, et les conséquences d'une archive manquante lors d'un contrôle fiscal peuvent être sérieuses. Voici les règles précises à connaître.
Pourquoi la conservation des factures est une obligation légale
En France, la facture est un document comptable et fiscal qui sert de preuve en cas de :
- Contrôle fiscal (vérification de comptabilité, contrôle TVA)
- Litige commercial avec un client ou un fournisseur
- Audit ou cession de votre entreprise
- Réclamation auprès d'une assurance ou d'un organisme social
Le Code de commerce (art. L.123-22) et le Code général des impôts (art. L.102 B du LPF) définissent les durées minimales de conservation. Ne pas respecter ces délais expose à des sanctions lors d'un contrôle.
Les durées légales par type de document
Factures clients et fournisseurs : 10 ans
C'est la durée de conservation la plus longue et la plus importante. Toutes les factures d'achat et de vente doivent être conservées 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable auquel elles se rattachent.
Cette règle s'applique aux :
- Factures émises à vos clients
- Factures reçues de vos fournisseurs
- Factures d'avoir (notes de crédit)
- Factures d'acompte
Exemple : Une facture émise le 15 mars 2026 pour l'exercice 2026 doit être conservée jusqu'au 31 décembre 2036 au minimum.
Documents fiscaux : 6 ans
Pour le volet fiscal (déclarations de TVA, liasses fiscales, déclarations de revenus), la durée est de 6 ans à compter de la date à laquelle l'impôt est dû. En pratique, comme les factures sous-tendent les déclarations fiscales, il est plus simple de les conserver 10 ans pour les deux obligations simultanément.
Contrats commerciaux : 5 ans
Les contrats signés avec des clients ou des fournisseurs (contrats de prestation, accords de confidentialité, CGV acceptées) doivent être conservés 5 ans à compter de leur terme.
Documents sociaux (pour les sociétés) : 5 ans minimum
Pour les EURL, SASU et autres formes sociales, les procès-verbaux d'assemblée, statuts et registres doivent être conservés 5 ans après dissolution de la société.
Tableau récapitulatif
| Type de document | Durée légale | Base légale | |---|---|---| | Factures clients et fournisseurs | 10 ans | Code de commerce L.123-22 | | Déclarations fiscales | 6 ans | LPF L.102 B | | Contrats commerciaux | 5 ans | Code civil art. 2224 | | Bulletins de salaire | 5 ans | Code du travail L.3243-4 | | Pièces justificatives de notes de frais | 10 ans | Code de commerce |
Archivage numérique : ce que la loi autorise
La question se pose de plus en plus : peut-on se débarrasser des documents papier une fois numérisés ? La réponse dépend de la façon dont vous archivez.
La numérisation simple ne remplace pas l'original
Un simple scan PDF stocké sur votre ordinateur n'a pas la même valeur probante que l'original papier. En cas de contrôle fiscal, l'administration peut exiger l'original si elle a des doutes sur l'authenticité du document numérisé.
L'archivage numérique à valeur probante
Depuis la loi de finances 2016 (art. 289 du CGI), les factures nativement électroniques ont la même valeur que les factures papier, à condition de garantir :
- L'authenticité de l'origine (qui a émis la facture ?)
- L'intégrité du contenu (le document n'a pas été modifié)
- La lisibilité (le fichier doit rester lisible pendant toute la durée de conservation)
Pour les factures nativement électroniques (PDF envoyés par e-mail, fichiers Factur-X), vous pouvez vous passer du papier à condition de conserver les fichiers dans un système d'archivage sécurisé.
Avec la réforme de la facturation électronique 2026
La réforme de la facturation électronique imposera progressivement le recours à des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Ces plateformes assurent automatiquement l'archivage conforme pendant la durée légale — un avantage non négligeable pour les indépendants.
Comment organiser votre archivage en pratique
Pour les freelances et auto-entrepreneurs
Avec peu de volume de facturation, une organisation simple suffit :
Structure de dossiers recommandée :
📁 Comptabilité/
📁 2026/
📁 Factures-clients/
FA-2026-001.pdf
FA-2026-002.pdf
📁 Factures-fournisseurs/
FOURNISSEUR-janv-2026.pdf
📁 Notes-de-frais/
📁 2025/
...
Règles d'or :
- Nommez vos fichiers avec la date et le numéro de facture (ex :
2026-03-15_FA-2026-012_ClientXYZ.pdf) - Faites des sauvegardes régulières (règle 3-2-1 : 3 copies, sur 2 supports différents, dont 1 hors site)
- Ne supprimez jamais un fichier dont la durée légale n'est pas expirée
Outils d'archivage adaptés aux indépendants
- Solutions cloud : Google Drive, Dropbox, OneDrive — pratiques, mais assurez-vous que les données sont hébergées dans l'UE pour la conformité RGPD
- Logiciels de comptabilité : Pennylane, Qonto, Indy — ils conservent automatiquement vos factures
- Coffre-fort numérique : Digiposte, Arkhineo — valeur probante renforcée
- Invoice Creator : export et archivage de vos factures émises au format PDF
Pour les TPE et petites structures
Au-delà d'un certain volume ou d'une certaine complexité, il est recommandé d'utiliser un logiciel de gestion documentaire (GED) ou un Expert-Comptable qui prend en charge l'archivage dans son outil.
Ce qui se passe en cas de contrôle sans les documents
Un contrôle fiscal peut remonter jusqu'à 3 exercices en général, mais jusqu'à 10 ans en cas de fraude présumée. Si vous ne pouvez pas présenter une facture demandée :
- La TVA déduite sur cette facture peut être réintégrée (vous devez la rembourser)
- La charge déductible peut être remise en cause (augmentation de votre bénéfice imposable)
- Des amendes peuvent s'appliquer pour absence de document justificatif
En matière de TVA, pensez à conserver non seulement la facture mais aussi la preuve de paiement (relevé bancaire, virement) pour les montants significatifs.
Que faire des documents dont la durée légale est expirée ?
Une fois la durée légale écoulée, vous pouvez détruire les documents — mais avec précaution :
- Vérifiez d'abord qu'il n'existe pas de litige en cours lié à ces documents
- Pour les documents papier contenant des données personnelles (nom du client, coordonnées), la destruction doit être sécurisée (déchiquetage)
- Pour les fichiers numériques, une suppression définitive est suffisante, mais assurez-vous que les sauvegardes sont aussi effacées
Conclusion
La règle des 10 ans pour les factures est simple à retenir. L'essentiel est de mettre en place un système d'archivage dès le départ — pas d'y penser après un contrôle. Que ce soit une simple arborescence de dossiers sur le cloud ou un logiciel de comptabilité dédié, l'important est la régularité : archivez chaque facture au moment où vous l'émettez ou la recevez.
Pour bien numéroter vos factures et les archiver de façon cohérente, pensez à adopter un format de numérotation qui intègre l'année (ex : FA-2026-001). Cela facilite le classement et les recherches lors d'un éventuel contrôle.
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