Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmt, stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus — und spart sich die Voranmeldung beim Finanzamt. Aber es gibt klare Regeln für Formulierungen, Pflichtangaben und Umsatzgrenzen. Fehler bei der Rechnungsstellung können zur Nachforderung von Umsatzsteuer führen. Hier ist alles, was Sie wissen müssen.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) erlaubt es Selbstständigen und Gewerbetreibenden mit geringem Umsatz, keine Umsatzsteuer zu berechnen und abzuführen. Als Gegenleistung entfällt auch das Recht auf Vorsteuerabzug — Sie können also die Mehrwertsteuer aus Ihren eigenen Einkäufen nicht zurückfordern.
Die Umsatzgrenzen ab 2025
| Zeitraum | Grenze | |---|---| | Vorjahresumsatz (tatsächlich erzielt) | max. 25.000 € (netto) | | Laufendes Jahr (Prognose zum Jahresbeginn) | max. 100.000 € (netto) |
Diese Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2025 — die früheren Werte (22.000 € / 50.000 €) wurden angehoben. Überschreiten Sie die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr, werden Sie ab der überschreitenden Transaktion sofort umsatzsteuerpflichtig — nicht erst zum nächsten Jahresbeginn.
Pflichtangaben auf einer Kleinunternehmer-Rechnung
Eine Kleinunternehmer-Rechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung — mit einer entscheidenden Besonderheit: kein Steuerausweis.
Konkret muss die Rechnung enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer (oder USt-IdNr., falls vorhanden)
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Leistung oder Ware
- Entgelt (Nettobetrag = Bruttobetrag) — kein Steuerausweis
- Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG
Sie weisen weder einen Steuersatz noch einen Steuerbetrag aus. Der Rechnungsbetrag ist gleichzeitig Netto- und Bruttobetrag.
Die Pflichtformulierung — Der §19-Hinweis
Das Finanzamt verlangt, dass Sie erklären, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Es gibt keine amtlich vorgeschriebene Formulierung, aber diese Varianten sind gängig und anerkannt:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
oder:
„Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG."
oder kürzer:
„Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG — keine Umsatzsteuer."
Platzieren Sie den Hinweis gut sichtbar — üblicherweise unterhalb des Rechnungsbetrags oder im Fußbereich. Fehlt dieser Hinweis, riskieren Sie eine Nachforderung durch das Finanzamt.
Beispiel: So sieht eine Kleinunternehmer-Rechnung aus
| Feld | Beispiel | |---|---| | Rechnungsnummer | RE-2026-007 | | Datum | 28. April 2026 | | Leistung | Webdesign-Beratung, 5 Stunden à 80 €/Std. | | Gesamtbetrag | 400,00 € | | Umsatzsteuer | (kein Ausweis) | | Hinweis | Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. |
Der Empfänger zahlt genau 400 € — ohne Steueraufschlag. Er kann keine Vorsteuer geltend machen.
Keine USt-IdNr. erforderlich — mit Ausnahmen
Kleinunternehmer benötigen keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Rechnungen an inländische Kunden. Die Steuernummer genügt.
Bei Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern gelten Sonderregeln: Für grenzüberschreitende sonstige Leistungen im B2B-Bereich (§ 3a Abs. 2 UStG) ist eine USt-IdNr. beim Empfänger häufig erforderlich, damit der Reverse-Charge-Mechanismus greift. Wenn Sie regelmäßig EU-Auslandsrechnungen stellen, lohnt es sich, eine eigene USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern zu beantragen — sie ist kostenlos.
Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja. Sie können beim Finanzamt für die Regelbesteuerung optieren (§ 19 Abs. 2 UStG), auch wenn Ihr Umsatz unterhalb der Grenze liegt. Das lohnt sich, wenn:
- Ihre Kunden vorwiegend vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind
- Sie selbst hohe Vorsteuerbeträge haben (z. B. teure Arbeitsmittel, Büroausstattung)
Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet Sie für 5 Kalenderjahre. Überlegen Sie sorgfältig, bevor Sie wechseln.
Was passiert bei Überschreitung der Umsatzgrenze?
Überschreiten Sie die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr, verlieren Sie die Kleinunternehmerregelung sofort ab der überschreitenden Lieferung oder Leistung. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie:
- Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen
- Sie beim Finanzamt für die monatliche oder vierteljährliche Voranmeldung anmelden
- Gegebenenfalls bereits ausgestellte Rechnungen des laufenden Monats korrigieren
Behalten Sie Ihren Jahresumsatz aktiv im Blick — eine ungeplante Überschreitung mitten im Jahr führt zu Rückrechnungen und Korrekturrechnungen, die aufwändig sind.
Für eine detaillierte Übersicht zur deutschen Umsatzsteuer und ihren Auswirkungen auf Ihre Rechnungen empfehlen wir unseren Leitfaden zur Umsatzsteuer auf Rechnungen.
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