Wer regelmäßig dieselben Leistungen an denselben Kunden erbringt — monatliche Betreuung, Softwarelizenz, Retainer-Vereinbarung, Pflegeleistung —, kennt das Problem: Jedes Mal dieselbe Rechnung neu ausstellen, mit denselben Daten, nur das Datum und die Rechnungsnummer ändern. Diese Wiederholung kostet Zeit und birgt Fehlerquellen. Die wiederkehrende Rechnung, in bestimmten Konstellationen auch als Dauerrechnung bezeichnet, ist die Lösung — aber nur, wenn man die steuerrechtlichen Bedingungen kennt.
Was ist eine Dauerrechnung?
Eine Dauerrechnung (auch: Dauerbeleg) ist eine einmalig ausgestellte Rechnung, die für regelmäßig wiederkehrende, gleichartige Leistungen dauerhaft gültig ist. Sie gilt für alle Abrechnungsperioden, in denen dieselbe Leistung unter denselben Bedingungen erbracht wird — ohne dass für jeden Zeitraum eine neue Rechnung ausgestellt werden muss.
Das Umsatzsteuerrecht lässt dies unter bestimmten Voraussetzungen zu (vgl. § 14 UStG und Abschn. 14.1 Abs. 2 UStAE). Der Vorteil: Der Leistungsempfänger kann den Vorsteuerabzug auf Basis der Dauerrechnung geltend machen, solange die Bedingungen der Rechnung tatsächlich erfüllt werden und die Leistung wie beschrieben erbracht wird.
Dauerrechnung vs. wiederkehrende Einzelrechnung
Beide Konzepte adressieren die gleiche Grundsituation — regelmäßige, gleichartige Abrechnungen —, unterscheiden sich aber wesentlich:
| Merkmal | Dauerrechnung | Wiederkehrende Einzelrechnung | |---|---|---| | Ausstellung | Einmalig | Für jeden Abrechnungszeitraum | | Rechnungsnummer | Eine Nummer gilt dauerhaft | Neue Nummer pro Rechnung | | Anpassung bei Änderungen | Neue Dauerrechnung erforderlich | Einfache Anpassung der nächsten Rechnung | | Vorsteuerabzug Empfänger | Auf Basis der Dauerrechnung | Auf Basis der jeweiligen Rechnung | | Typischer Einsatz | Miete, Leasing, Dauerpflegeverträge | Retainer, monatliche Beratung, SaaS |
Die Dauerrechnung ist bürokratisch effizienter, aber auch weniger flexibel. Jede Preisänderung oder Leistungsanpassung erfordert eine neue Dauerrechnung.
Wann ist eine Dauerrechnung sinnvoll?
Die Dauerrechnung eignet sich für Leistungen, die:
- inhaltlich identisch sind (gleiche Beschreibung, gleicher Umfang)
- preislich unverändert bleiben (fixer Monatsbetrag ohne Anpassungen)
- regelmäßig und vorhersehbar wiederholt werden
- vertraglich fest vereinbart sind (z.B. Mietvertrag, Wartungsvertrag, Dienstleistungsvertrag mit Pauschale)
Typische Anwendungsfälle:
- Monatliche Büromiete
- Leasing-Raten
- Monatliche Pauschalvergütung für IT-Betreuung
- Buchhaltungshonorar (monatliche Fixpauschale)
- Softwarelizenz- oder SaaS-Gebühren
Nicht geeignet für Dauerrechnungen:
- Variable Stunden- oder Tageshonorare
- Projekte mit wechselndem Umfang
- Leistungen, bei denen Menge oder Inhalt monatlich variieren
Pflichtangaben auf einer Dauerrechnung
Eine Dauerrechnung muss alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung enthalten, plus einige spezifische Elemente:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
- Ausstellungsdatum der Dauerrechnung
- Rechnungsnummer (gilt für alle Abrechnungsperioden, die unter dieser Rechnung laufen)
- Genaue Beschreibung der wiederkehrenden Leistung (Art, Umfang, Qualität)
- Zeitraum der Leistungserbringung: z.B. „monatlich, jeweils zum 1. des Monats" oder „ab 1. Januar 2026, monatlich verlängerbar"
- Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Bruttobetrag
- Zahlungsbedingungen (Fälligkeit, Zahlungsmodalitäten)
Hinweis zum Leistungszeitraum
Ein häufig diskutierter Punkt: Auf der Dauerrechnung muss nicht das Datum jeder einzelnen Leistungserbringung stehen, wenn die Leistungsperiode klar definiert ist (z.B. „jeden Monat"). Es genügt eine Aussage wie „monatliche Leistung, Abrechnungszeitraum laut Vertrag vom [Datum]". Der Leistungsempfänger kann dann auf dieser Basis den Vorsteuerabzug für jeden Abrechnungsmonat geltend machen.
Muster: Dauerrechnung für monatliche IT-Betreuung
Tobias Keller — IT-Dienstleistungen
Feldstraße 22, 22765 Hamburg
SIRET: keine (Einzelunternehmer)
Steuernummer: 47/123/45678
DAUERRECHNUNG
Leistungsempfänger:
Büroservice Nord GmbH
Großer Burstah 14
20457 Hamburg
USt-IdNr.: DE123456789
Rechnungsnummer: DAUER-2026-003
Ausstellungsdatum: 1. Januar 2026
Gültig ab: Januar 2026 bis auf Widerruf / Vertragsende
LEISTUNGSBESCHREIBUNG:
Monatliche IT-Betreuung und Systemwartung
(Server-Monitoring, Backup-Kontrolle, Sicherheitsupdates,
Remote-Support bis 4 Stunden/Monat)
laut Dienstleistungsvertrag vom 15. Dezember 2025
Nettobetrag pro Monat: 800,00 €
Umsatzsteuer 19 %: 152,00 €
Bruttobetrag pro Monat: 952,00 €
Fälligkeit: Jeweils zum 5. des laufenden Monats
Bankverbindung:
IBAN: DE12 2005 0550 1234 5678 90
BIC: HASPDEHHXXX
Diese Rechnung gilt für alle Monate, in denen die oben beschriebene
Leistung unverändert erbracht wird. Bei Änderungen von Leistungsumfang
oder Preis wird eine neue Dauerrechnung ausgestellt.
Wann endet eine Dauerrechnung?
Eine Dauerrechnung verliert ihre Gültigkeit, wenn:
- der Preis sich ändert (Preiserhöhung, Preissenkung, neues Angebot)
- der Leistungsumfang sich ändert (mehr oder weniger Stunden, andere Inhalte)
- der Vertrag endet (Kündigung, Auslaufen einer Befristung)
- sich die Stammdaten ändern (neue Adresse, neue Steuernummer, Firmenumzug)
In diesen Fällen muss eine neue Dauerrechnung mit aktualisierten Daten ausgestellt werden. Die alte Dauerrechnung verliert ab dem Änderungsdatum ihre steuerliche Wirksamkeit.
Wichtig: Wird eine Leistung tatsächlich nicht erbracht (z.B. ein Monat Urlaub, Leistungsunterbrechung), darf für diesen Zeitraum auch keine Zahlung auf Basis der Dauerrechnung verlangt werden.
Wiederkehrende Einzelrechnungen: die flexiblere Alternative
Für die meisten Selbstständigen und Freiberufler, die variable Leistungen erbringen, ist die wiederkehrende Einzelrechnung praktikabler als die Dauerrechnung:
- Für jeden Abrechnungsmonat wird eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer ausgestellt
- Änderungen in Umfang oder Preis können einfach in der nächsten Rechnung berücksichtigt werden
- Die Rechnung kann monatlich detaillierte Angaben zu den tatsächlich erbrachten Leistungen enthalten
Diese Methode erfordert zwar mehr Arbeitsaufwand, bietet aber mehr Flexibilität und dokumentiert die tatsächlich erbrachten Leistungen besser.
Wie lassen sich wiederkehrende Rechnungen automatisieren?
Für wiederkehrende Einzelrechnungen bieten viele Rechnungsprogramme eine Funktion zur automatischen Wiederholung: Sie definieren einmalig die Vorlage (Empfänger, Leistungsbeschreibung, Betrag), und das System erstellt in einem definierten Rhythmus (monatlich, vierteljährlich, jährlich) automatisch eine neue Rechnung mit fortlaufender Nummer.
Vorteile:
- Keine manuellen Fehler durch Copy-Paste
- Automatische Nummernvergabe
- Rechtzeitige Zustellung per E-Mail
Voraussetzungen für GoBD-konforme automatische Rechnungserstellung:
- Das System muss die Rechnungsnummer automatisch und lückenlos vergeben
- Jede erstellte Rechnung muss unveränderlich archiviert werden
- Der Unternehmer muss die erstellten Rechnungen vor dem Versand prüfen oder freigeben (insbesondere bei Änderungen)
Umsatzsteuerliche Besonderheiten bei Dauerleistungen
Bei Dauerleistungen (wie monatlicher IT-Betreuung) entsteht die Umsatzsteuerschuld grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung erbracht wurde — unabhängig davon, ob eine Rechnung ausgestellt wurde oder wann gezahlt wird (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG, Sollbesteuerung).
Das bedeutet: Auch wenn ein Kunde die Januarrechnung erst im März bezahlt, muss die Umsatzsteuer für Januar bereits in der Januar-Voranmeldung angemeldet werden (es sei denn, Sie sind Ist-Versteuerer nach § 20 UStG).
Ist-Versteuerung: Wenn Ihr Finanzamt Ihnen die Ist-Versteuerung gestattet, entsteht die Umsatzsteuerschuld erst bei Zahlungseingang — das verbessert den Cashflow erheblich bei Kunden, die regelmäßig zu spät zahlen. Schauen Sie dazu in unseren Leitfaden zur Rechnungsstellung als Freiberufler.
Häufige Fehler bei wiederkehrenden Rechnungen
Dieselbe Rechnungsnummer mehrfach verwenden
Das ist ein schwerwiegender Fehler: Jede Rechnung braucht eine eigene, eindeutige Nummer. Eine Dauerrechnung hat eine Nummer, aber diese gilt nicht als Rechnungsnummer für jede einzelne Abrechnung — sie identifiziert das Dauerverhältnis, nicht die monatliche Transaktion. Im Zweifel besser: für jeden Monat eine neue Rechnung mit eigener Nummer ausstellen.
Preis still anheben ohne neue Dauerrechnung
Erhöht sich der Monatsbetrag, und der Leistungsempfänger zieht trotzdem weiter den Vorsteuer aus der alten Dauerrechnung ab, ist das ein Problem für seinen Steuerberater. Stellen Sie bei jeder Preisänderung eine neue Dauerrechnung aus.
Keine Kopie der Dauerrechnung aufbewahren
Die Dauerrechnung ist ein Buchungsbeleg und unterliegt der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht. Bewahren Sie sie sicher auf.
Dauerrechnung und E-Rechnung ab 2025
Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland (ab 2025 für den Empfang, ab 2027 für die Ausstellung für viele Unternehmen) stellt sich die Frage: Kann eine Dauerrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden?
Ja — aber das strukturierte Format (XRechnung oder ZUGFeRD) muss alle Pflichtangaben der Dauerrechnung tragen, einschließlich des Hinweises auf den Dauerliefer- oder Dauerdienstleistungscharakter. Aktuelle Details zur E-Rechnungspflicht finden Sie in unserem Leitfaden zur E-Rechnung 2025/2026.
Rechnungen einfach und wiederholbar erstellen
Invoice Creator ermöglicht es Ihnen, wiederkehrende Rechnungen schnell als PDF zu erstellen und professionell zu gestalten. Beginnen Sie mit einer unserer Rechnungsvorlagen oder nutzen Sie die Vorlage für Freiberufler-Rechnungen.