Als Selbstständiger oder Freiberufler fallen beruflich bedingte Reisekosten regelmäßig an — Fahrt zum Kunden, Übernachtung vor Ort, Verpflegung auf Dienstreise. Diese Kosten können Sie entweder als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen oder direkt an Ihren Kunden weiterberechnen. Beides ist möglich, erfordert aber die Kenntnis der geltenden Regelungen. Hier ist der vollständige Überblick für 2026.
Was sind Reisekosten bei Selbstständigen?
Als Selbstständiger oder Freiberufler zählen zu den absetzbaren Reisekosten:
- Fahrtkosten (Kfz, Bahn, Flug, Taxi, ÖPNV)
- Übernachtungskosten (Hotel, Pension, Airbnb)
- Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen für Mahlzeiten bei Abwesenheit)
- Reisenebenkosten (Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckaufbewahrung, Visum)
Voraussetzung ist immer ein beruflicher Anlass: Die Reise muss der Erzielung von Betriebseinnahmen dienen. Private Reisen — auch wenn Sie nebenbei eine E-Mail beantworten — sind nicht absetzbar.
Fahrtkosten: Kilometerpauschale vs. tatsächliche Kosten
Die Kilometerpauschale
Wenn Sie Ihr privates Kfz für Geschäftsreisen nutzen, können Sie entweder die tatsächlich entstandenen Kosten abrechnen oder die gesetzliche Kilometerpauschale anwenden:
| Fahrzeugtyp | Kilometerpauschale 2026 | |---|---| | Pkw (Verbrennungsmotor) | 0,30 €/km | | Pkw (Elektro oder Hybrid) | 0,38 €/km | | Motorrad | 0,20 €/km | | Mofa/Moped | 0,08 €/km | | Fahrrad | 0,05 €/km (GdB ≥ 70 oder Fahrrad erforderlich: 0,15 €) |
Die Pauschale deckt alle fahrzeugbezogenen Kosten ab — Kraftstoff, Versicherung, Steuern, Abschreibung, Reparaturen. Sie müssen keine Belege für die Einzelkosten aufbewahren, wohl aber ein Fahrtenbuch oder Reisekostenprotokoll mit folgenden Angaben:
- Datum der Fahrt
- Abfahrts- und Zielort
- Zurückgelegte Kilometer
- Beruflicher Anlass (z. B. „Kundenbesprechung, Firma XY, München")
Tatsächliche Fahrtkosten
Alternativ zur Pauschale können Sie die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs ansetzen. Hierfür müssen Sie die Gesamtkosten des Fahrzeugs (Kraftstoff, Versicherung, Steuer, Abschreibung, Wartung) ermitteln und den Anteil herausrechnen, der auf Geschäftsfahrten entfällt. Das erfordert ein lückenloses Fahrtenbuch und ist deutlich aufwändiger — lohnt sich nur bei sehr hohem Geschäftsanteil.
Bahn, Flug, Taxi, ÖPNV
Kosten für öffentliche Verkehrsmittel können Sie in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgaben absetzen. Belege aufbewahren — Tickets, Buchungsbestätigungen, Quittungen. Bei Bahntickets, die digital gekauft wurden, reicht der PDF-Beleg.
Verpflegungsmehraufwand: die Tagespauschalen 2026
Wenn Sie aus beruflichen Gründen mehr als 8 Stunden von Ihrer ersten Tätigkeitsstätte oder Ihrer Wohnung abwesend sind, können Sie den Verpflegungsmehraufwand (VME) als Betriebsausgabe geltend machen. Maßgeblich ist dabei die Gesamtabwesenheitsdauer — nicht die tatsächlich verausgabten Beträge für Mahlzeiten.
Pauschalen für Inland (Deutschland) 2026
| Abwesenheitsdauer | Pauschale | |---|---| | 8 bis 24 Stunden (An-/Abreisetag) | 14 € | | 24 Stunden (voller Reisetag) | 28 € | | Abwesenheit mehr als 8 Stunden (eintägig) | 14 € |
Wichtig: Diese Pauschalen sind Höchstbeträge. Haben Sie bei der Unterkunft kostenlose Mahlzeiten erhalten (z. B. Frühstück im Hotel inklusive), kürzt sich die Pauschale:
- Frühstück: Kürzung um 5,60 € (20 % von 28 €)
- Mittag- oder Abendessen: Kürzung um 11,20 € (40 % von 28 €) pro Mahlzeit
Pauschalen für Auslandsreisen
Bei Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich im BMF-Schreiben veröffentlicht. Für häufig bereiste Länder einige Beispiele:
| Land | Abwesenheit >8h | 24 Stunden | |---|---|---| | Österreich | 17 € | 35 € | | Schweiz | 22 € | 44 € | | Frankreich | 20 € | 40 € | | USA (New York) | 36 € | 72 € | | Vereinigtes Königreich | 25 € | 49 € |
Bei Auslandsreisen ist das Land maßgeblich, in dem Sie sich um 24 Uhr befinden. Am An- und Abreisetag gilt die Pauschale des Ziellandes.
Übernachtungskosten
Übernachtungskosten können in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Es gibt keine gesetzliche Obergrenze für Selbstständige (anders als bei Arbeitnehmern, wo eine Pauschale von 20 €/Nacht ohne Belege gilt).
Beachten Sie: Hotfrühstücke, die separat auf der Rechnung ausgewiesen sind, zählen als Mahlzeit und kürzen die Verpflegungspauschale entsprechend. Ist das Frühstück im Übernachtungspreis enthalten und nicht gesondert ausgewiesen, darf das Finanzamt eine Schätzung vornehmen — in der Praxis werden 4,80 € für ein Frühstück angesetzt.
Vorsteuer bei Hotelrechnungen: Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, können Sie die auf der Hotelrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen. Achten Sie darauf, dass die Hotelrechnung auf Ihren Namen (oder Ihr Unternehmen) ausgestellt ist und alle Pflichtangaben enthält — sonst entfällt der Vorsteuerabzug.
Reisenebenkosten
Abzugsfähig sind außerdem:
- Parkgebühren (mit Parkticket oder Quittung)
- Mautgebühren
- Gepäckaufbewahrung
- Trinkgelder (wenn ortsüblich und angemessen)
- Reisekrankenversicherung (für Auslandsreisen)
- Visum- und Passgebühren
Nicht abzugsfähig sind private Ausgaben während der Dienstreise — Souvenirs, Freizeitaktivitäten, private Verlängerungen des Aufenthalts.
Reisekosten an den Kunden weiterberechnen
Wenn Sie Reisekosten im Auftrag eines Kunden tragen, können Sie diese auf zwei Wegen weiterberechnen.
Weiterberechnung als Kostenersatz auf der Rechnung
Die einfachste Methode: Sie weisen die Reisekosten als eigene Position auf Ihrer Dienstleistungsrechnung aus. Auf diesen Betrag berechnen Sie Umsatzsteuer (wenn Sie USt-pflichtig sind), weil es sich umsatzsteuerlich um einen Teil Ihrer Leistung handelt.
Beispiel:
Beratung 3 Tage × 800 € 2.400,00 €
Fahrtkosten 520 km × 0,30 € 156,00 €
Übernachtung München (2 Nächte) 298,00 €
Verpflegung 3 Tage × 28 € 84,00 €
——————————
Nettobetrag 2.938,00 €
+ 19 % USt 558,22 €
——————————
Bruttobetrag 3.496,22 €
Vorsteuer beim Kunden: Wenn Ihr Kunde vorsteuerabzugsberechtigt ist, kann er die von Ihnen ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen — kein Nachteil für ihn.
Auslagenersatz (Durchlaufposten)
Wenn Sie Kosten in fremdem Namen und für fremde Rechnung verauslagen (z. B. Sie buchen für Ihren Kunden ein Zugticket, das dieser selbst hätte buchen sollen), handelt es sich umsatzsteuerlich um einen Durchlaufposten: Der Betrag wird ohne Umsatzsteuer weiterberechnet, weil Sie nur als Zwischenstelle auftreten. Voraussetzung: Die Rechnung muss auf den Namen des Kunden ausgestellt sein, und Sie leiten den exakten Betrag weiter (kein Aufschlag).
In der Praxis ist der echte Durchlaufposten selten — die meisten Reisekosten fallen unter den Kostenersatz mit USt.
Vorsteuer auf Reisekosten
Als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer können Sie die auf Reisekosten enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen:
- Bahntickets und Flüge: 19 % USt auf den Ticketpreis (Inlandsreisen)
- Hotelrechnungen: 7 % USt (ermäßigter Satz für Übernachtungsleistung) — ggf. 19 % auf Mahlzeiten und sonstige Leistungen
- Taxifahrten unter 35 km: Kleinbetragsrechnung, Vorsteuerabzug möglich ohne Pflichtangaben im Detail
- Tankquittungen bei Firmenfahrzeug: 19 % USt abziehbar
Bei privaten Fahrzeugen (Abrechnung per Kilometerpauschale) gibt es keinen Vorsteuerabzug — die Pauschale ist ein Pauschalwert, der alle Kosten einschließt, und pauschal berechnet wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
Reisekosten korrekt buchen: Konten und Belege
Für Ihre Buchhaltung gehören Reisekosten auf die entsprechenden Aufwandskonten:
| Kostenart | SKR03 | SKR04 | |---|---|---| | Kfz-Kosten (Pauschale/tatsächlich) | 4530 | 6530 | | Fahrtkosten (ÖPNV, Taxi) | 4600 | 6600 | | Übernachtungskosten | 4670 | 6670 | | Verpflegungsmehraufwand | 4660 | 6660 | | Reisenebenkosten | 4670 | 6670 |
Bewahren Sie alle Originalbelege auf. Bei der Verpflegungspauschale benötigen Sie keinen Beleg für die einzelnen Mahlzeiten, aber ein Reisekostenprotokoll mit Datum, Ort und Dauer der Abwesenheit.
Reisekosten und Steuerrecht für Freiberufler: das Wichtigste
Als Freiberufler ohne feste Betriebsstätte gilt Ihr Home-Office oder Ihre Wohnung als erste Tätigkeitsstätte — damit löst jede Fahrt zu einem Kunden die Reisekostenregelung aus, sofern die Abwesenheit mindestens 8 Stunden beträgt.
Das ist ein wesentlicher Unterschied zu Arbeitnehmern, die täglich dieselbe Betriebsstätte anfahren: Für Selbstständige sind praktisch alle Kundenfahrten Dienstreisen, für die Reisekosten angesetzt werden können.
Eine sorgfältig geführte Reisekostenabrechnung — idealerweise digital in einer Tabelle oder einem Reisekostenprogramm — schützt Sie bei einer Betriebsprüfung und sorgt dafür, dass Sie keinen abzugsfähigen Betrag vergessen. Bei der Weiterbrechnung an Kunden sollten die Regelungen zu Beginn der Zusammenarbeit vertraglich festgehalten werden, damit keine Überraschungen entstehen.