Der Begriff Proforma-Rechnung ist im Geschäftsleben weit verbreitet, aber oft missverstanden. Viele verwechseln sie mit einer echten Rechnung oder setzen sie ein, ohne zu wissen, wann sie sinnvoll ist und wann sie rechtliche Probleme verursachen kann. Dieser Leitfaden erklärt, was eine Proforma-Rechnung ist, wofür sie genutzt wird, was sie enthalten muss — und was sie auf keinen Fall ersetzen kann.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung (auch Proformarechnung oder Vorrechnungsdokument genannt) ist ein Dokument im Rechnungsformat, das einen Preisvorschlag oder eine Ankündigung einer künftigen Lieferung darstellt — aber keine rechtsgültige Rechnung ist.
Die wichtigsten Merkmale:
- Sie begründet keine Zahlungspflicht
- Sie löst kein Umsatzsteuer-Ereignis aus
- Sie erscheint nicht in der offiziellen Buchführung des Unternehmens
- Sie dient als Information, Ankündigung oder Dokument zu administrativen Zwecken
Das Wort „pro forma" stammt aus dem Lateinischen und bedeutet sinngemäß: „der Form halber" — ein Dokument, das die Form einer Rechnung hat, ohne deren Rechtswirkung zu entfalten.
Wann wird eine Proforma-Rechnung eingesetzt?
1. Im internationalen Warenversand (Zollzwecke)
Der häufigste Einsatzbereich: Beim Export von Waren in Nicht-EU-Länder wird eine Proforma-Rechnung häufig als Zolldokument benötigt. Sie beschreibt Art, Menge, Ursprung und Wert der Ware und dient als Grundlage für die Zollbewertung — bevor die eigentliche Rechnung ausgestellt wird.
2. Zur Vorabinformation des Kunden
In manchen Branchen möchte der Kunde den genauen Rechnungsbetrag vorab sehen, bevor er eine Bestellung oder einen Auftrag bestätigt. Die Proforma-Rechnung zeigt ihm, was er zahlen wird — ohne dass bereits eine Lieferung oder Leistung erbracht wurde.
3. Für Finanzierungsanfragen oder Akkreditiv-Eröffnungen
Banken und Finanzierungsstellen fordern im internationalen Handel häufig eine Proforma-Rechnung, um ein Akkreditiv (Letter of Credit) zu eröffnen. Das Akkreditiv sichert dem Lieferanten ab, dass er bezahlt wird, sobald er liefert und die Bedingungen erfüllt.
4. Als Angebotsersatz in bestimmten Kontexten
In manchen Branchen oder Ländern ist die Proforma-Rechnung die übliche Form eines Angebots, das zum Auftrag führt. Sie ist dann funktional mit einem Angebot vergleichbar — enthält aber mehr Rechnungsdetails.
Proforma-Rechnung vs. echte Rechnung: die entscheidenden Unterschiede
| Merkmal | Proforma-Rechnung | Echte Rechnung (Steuerrechnung) | | -------------------------------- | ------------------------------ | -------------------------------------------- | | Rechtliche Wirkung | Keine Zahlungspflicht | Begründet eine Forderung | | Umsatzsteuer-Ereignis | Nein | Ja — löst Steuerentstehung aus | | Buchführungspflicht | Nicht in der Buchführung | Muss in die Buchführung aufgenommen werden | | Vorsteuerabzug | Nicht möglich | Grundlage für Vorsteuerabzug | | Rechnungsnummer (fortlaufend) | Nicht zwingend erforderlich | Pflicht nach § 14 UStG | | Verwendung im Steuerrecht | Nicht als Beleg anerkannt | Anerkannter Beleg |
Eine Proforma-Rechnung berechtigt den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug. Wer auf Basis einer Proforma-Rechnung Vorsteuer geltend macht, riskiert eine Steuerkorrektur.
Was muss eine Proforma-Rechnung enthalten?
Da eine Proforma-Rechnung kein steuerrechtliches Dokument ist, gibt es keine gesetzlichen Mindestangaben im Sinne des § 14 UStG. In der Praxis sollte sie dennoch folgende Angaben enthalten:
| Angabe | Empfehlung | | -------------------------- | ------------------------------------------------------------------- | | Bezeichnung des Dokuments | Klar als „Proforma-Rechnung" kennzeichnen — nicht als „Rechnung" | | Datum | Ausstellungsdatum | | Ihre Kontaktdaten | Name, Adresse, ggf. E-Mail und Telefon | | Kundendaten | Name und Anschrift des Empfängers | | Leistungsbeschreibung | Waren oder Dienstleistungen, Menge, Einheiten | | Einzelpreise und Gesamtbetrag | Brutto oder netto — deutlich erkennbar | | Währung | Besonders bei internationalen Transaktionen unbedingt angeben | | Gültigkeitsdatum | Bis wann gilt der Preis? | | Referenz auf die Bestellung | Auftragsnummer oder Anfrage des Kunden, falls vorhanden |
Wichtig: Verwenden Sie niemals das Wort „Rechnung" ohne den Zusatz „Proforma" auf diesem Dokument. Ein Empfänger, der eine Proforma-Rechnung fälschlicherweise als echte Rechnung behandelt, könnte damit Buchführungsprobleme bekommen.
Muster für eine Proforma-Rechnung
| Feld | Beispiel | | ------------------------ | ----------------------------------------------------------- | | Dokumenttyp | PROFORMA-RECHNUNG (kein Besteuerungsdokument) | | Referenznummer | PRO-2026-007 (eigene Nummerierung, nicht fortlaufend zwingend) | | Datum | 15. Mai 2026 | | Gültig bis | 15. Juni 2026 | | Aussteller | Muster GmbH, Hauptstraße 12, 10115 Berlin | | Empfänger | Alpha Trading Ltd, 45 Baker Street, London W1U 8EW | | Position 1 | Industrieventile Typ AV-3, 500 Stück, 12,00 EUR/Stück | | Position 2 | Versand und Verpackung | | Zwischensumme | 6.000,00 EUR | | Frachtkosten | 320,00 EUR | | Gesamtbetrag | 6.320,00 EUR | | Umsatzsteuer | Keine (Proforma-Dokument — nicht steuerrelevant) | | Hinweis | Dieses Dokument ist kein Besteuerungsdokument. Eine Rechnung wird nach Auftragsbestätigung ausgestellt. |
Proforma-Rechnung und E-Rechnungspflicht
Eine wichtige Klarstellung: Die Proforma-Rechnung fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht, da sie kein steuerrechtliches Dokument ist. Sie muss nicht im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgestellt werden.
Die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung gilt ausschließlich für umsatzsteuerrechtlich relevante Rechnungen im B2B-Bereich — also die eigentliche Steuerrechnung, die eine Forderung begründet. Eine Proforma-Rechnung bleibt davon unberührt. Mehr zu den Pflichten und Fristen lesen Sie in unserem Leitfaden zur E-Rechnung Pflicht 2025/2026.
Häufige Fehler beim Einsatz der Proforma-Rechnung
Sie wird als echte Rechnung behandelt
Der häufigste Fehler: Ein Unternehmen stellt eine Proforma-Rechnung aus, der Empfänger bucht sie als reguläre Eingangsrechnung und macht darauf Vorsteuer geltend. Das ist steuerlich nicht zulässig und muss korrigiert werden.
Der Hinweis „Proforma" fehlt
Wenn das Dokument nicht eindeutig als Proforma-Rechnung gekennzeichnet ist, entsteht Verwirrung auf beiden Seiten. Verwenden Sie immer die Bezeichnung „Proforma-Rechnung" als Überschrift — nicht „Rechnung" oder „Vorrechnung".
Sie wird als Ersatz für eine echte Rechnung verwendet
In manchen Unternehmen werden Proforma-Rechnungen ausgestellt und dann nie durch eine echte Rechnung ersetzt. Das ist ein Problem, wenn der Kunde den Vorsteuerabzug geltend machen will oder wenn die Transaktion steuerrechtlich relevant ist.
Keine Gültigkeitsdauer angegeben
Ohne Ablaufdatum gilt die Proforma-Rechnung zeitlich unbegrenzt — das kann zu Missverständnissen führen, wenn sich Preise ändern. Geben Sie immer ein Gültigkeitsdatum an.
Wann brauche ich stattdessen ein Angebot?
Eine Proforma-Rechnung ist nicht dasselbe wie ein Angebot nach deutschem Recht. Ein Angebot (§ 145 BGB) ist eine verbindliche Willenserklärung, die der Empfänger annehmen kann. Eine Proforma-Rechnung ist ein Preisvorschlag ohne diese Rechtsbindung.
Wenn Sie einem Kunden im Inland ein Angebot machen wollen, das auf Akzeptanz wartet, nutzen Sie ein klassisches Angebot. Wie das strukturiert sein sollte, erklärt unser Artikel zum Angebot schreiben mit Vorlage.
FAQ zur Proforma-Rechnung
Darf ich mit einer Proforma-Rechnung eine Zahlung anfordern?
Sie können einen Betrag kommunizieren, aber die Proforma-Rechnung selbst begründet keine steuerrechtliche Forderung wie eine echte Rechnung. Für verbindliche Teilzahlungen nutzen Sie stattdessen eine Anzahlungsrechnung.
Muss eine Proforma-Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer haben?
Nein, eine gesetzlich fortlaufende Rechnungsnummer ist nicht verpflichtend. Trotzdem ist eine interne Referenznummer sinnvoll, damit Sie Proforma-Dokumente später sauber von echten Rechnungen trennen können.
Zusammenfassung
Eine Proforma-Rechnung ist ein nützliches Dokument für Zollzwecke, internationale Transaktionen und Vorabinformationen — aber sie ist keine echte Rechnung. Sie begründet keine Zahlungspflicht, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug und darf nicht in der Buchführung als Beleg verwendet werden.
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