Warum ist eine Rechnung Pflicht?
In Deutschland sind Selbstständige und Unternehmen gesetzlich verpflichtet, für erbrachte Leistungen eine Rechnung auszustellen. Diese schützt beide Vertragsparteien und ist Grundlage für die steuerliche Geltendmachung von Betriebsausgaben.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
Gemäß § 14 UStG muss eine ordnungsgemäße Rechnung folgende Angaben enthalten:
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Vollständige Angaben des Ausstellers: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr.
- Vollständige Angaben des Empfängers: Name, Anschrift
- Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
- Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
- Rechnungsbetrag brutto
- Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen
Rechnungsnummern
Rechnungsnummern müssen einmalig und lückenlos sein. Das Format ist frei wählbar (z. B. RE-2026-001), aber einmal vergeben, darf eine Nummer weder geändert noch gelöscht werden.
Umsatzsteuer (USt)
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Kein Umsatzsteuerausweis; Pflichthinweis: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG"
- Regelbesteuerung: Standardsatz 19 %, ermäßigter Satz 7 % (Lebensmittel, Bücher, Personennahverkehr)
Zahlungsfristen
Gesetzliche Zahlungsfrist: 30 Tage ab Rechnungserhalt. Verzugszinsen betragen standardmäßig 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Die Verzugspauschale beträgt 40 € pro Mahnung.
Best Practices
- Aufbewahrungspflicht: Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
- Digitale Rechnungen sind zulässig, wenn die Echtheit und Unversehrtheit gewährleistet sind
- Rechnungsstellung zeitnah nach Leistungserbringung
- Mahnwesen: 1. Mahnung nach 14 Tagen, 2. Mahnung nach weiteren 14 Tagen, dann ggf. Inkasso
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